Accrual Cockpit: Die Mittelstandslösung für Erlösabgrenzung

Die hohen Anforderungen, welche IFRS 15 an die Erlösabgrenzung stellt, haben den führenden Software-Anbieter SAP dazu veranlasst, SAP RAR (Revenue Accounting and Reporting) zu entwickeln. Diese Lösung ist allerdings komplex und aufgrund des grossen Funktionsumfanges verhältnismässig relativ teuer. Wir von All for One Switzerland (ehemalig Process Partner) haben deswegen das SAP Add-On Accrual Cockpit entwickelt, welches für mittelständische Unternehmen die Erlösrealisierung effizient und kostengünstig abwickeln kann.

Auf dem Weg zu immer transparenteren und vergleichbareren Abschlüssen sind die Anforderungen an die Erlösrealisierung deutlich gestiegen. So ist die Anwendung des Standard IFRS 15 seit 01.01.2018 verpflichtend. Auch der Schweizer Rechnungslegungsstandard SGF hat sich dieser Tendenz angeschlossen und die Standards zur Erlösrealisierung angepasst.

Die Konsequenzen aus der Anwendung von IFRS 15 sind für Unternehmen einschneidend. Basierend auf dem Kernprinzip mit einem fünfstufigen Rahmenmodell müssen

• Verträge mit einem Kunden identifiziert,
• die eigenständigen Leistungsverpflichtungen in dem Vertrag identifiziert,
• Transaktionspreise bestimmt,
• Transaktionspreise auf die Leistungsverpflichtungen des Vertrags verteilt,
• und Erlöse bei Erfüllung der Leistungsverpflichtungen durch das Unternehmen erfasst werden.

Hohe Anforderungen an die Systeme

Die Konsequenz daraus ist, dass Vertragskonstrukte analysiert und die vertraglich festgelegten Erlöse aufgeteilt, zugeordnet und neu berechnet werden müssen. Mit der rein inhaltlichen Analyse der Verträge und einer eventuellen Anpassung der Verträge ist aber erst die Hälfte der Arbeit getan. Neue Standards stellen zusätzlich hohe Anforderungen an die Systeme, damit eine effiziente Geschäftsprozessabwicklung überhaupt möglich ist.

In einem ersten Schritt muss geklärt werden, welche Daten relevant sind und in welcher Form diese vorliegen müssen. In einem zweiten Schritt prüfen Unternehmen die existierende Datenbasis. Dabei greifen sie in erster Linie auf ihre bestehende ERP-Lösung zurück. Der Abgleich zwischen existierenden und notwendigen Daten zeigt einen ersten Handlungsbedarf auf. Richtig spannend wird es aber dann, wenn sich Unternehmen Gedanken machen, wie der Prozess korrekt und effizient abgewickelt werden soll. Die existierenden Systeme sind bei komplexen Vorgaben vielfach nicht in der Lage, diese Anforderungen im Standard abzubilden. Glücklicherweise sind sich ERP-Anbieter ihrer Aufgabe und Verantwortung bewusst, den Kunden Systeme zur Verfügung zu stellen, welche den regulatorischen Anforderungen gerecht werden. Aus diesem Grund sind Software-Anbieter schon früh involviert, wenn regulatorische Änderungen anstehen. Und trotzdem treten Situationen auf, wo technische Umsetzungen erst zeitnah zum Go-Life-Zeitpunkt erfüllt sind. Dies hat das eine oder andere Unternehmen am Beispiel der Einführung des QR-Codes erfahren.

SAP RAR

SAP als führender ERP-Anbieter hat früh erkannt, dass die inhaltlichen Erfordernisse an die Erlösrealisierung komplex sind. Die bewährten Abgrenzungslösungen aus SAP R/3 sind für eine effiziente Abwicklung von Verträgen mit mehreren eigenständigen Leistungsverpflichtungen nur bedingt brauchbar. Entsprechend hat SAP mit der Anwendung SAP Revenue Accounting and Reporting (RAR) eine Lösung portiert, welche diesen komplexen Anforderungen gerecht wird. SAP RAR ist heute in der Lage, die komplexen Anforderungen von IFRS 15 abzudecken. Allerdings sind die Konfiguration und der Betrieb von SAP RAR eine kostspielige Angelegenheit. Kompliziertere Projekte für die Einführung von SAP RAR kosten gerne einen hohen sechsstelligen Betrag. Dies verunmöglicht den Einsatz für mittelständische Unternehmen, v.a. wenn deren Vertragskonstrukte nicht allzu kompliziert sind.

Mittelständische Unternehmen würden in diesem Fall am besten auf die aus R/3 bekannte Erlösrealisierung (Transaktion VA45) zurückgreifen. Allerdings stellt SAP diese Funktion mit S/4HANA nicht mehr zur Verfügung. Begründet wird dies mit der Verfügbarkeit vom SAP-RAR. Die Konsequenz davon ist, dass S/4HANA ohne RAR keine Erlösabgrenzung zur Verfügung stellt.

Unser Add-On „Accrual Cockpit“

Wir von All for One Switzerland haben uns dieser Problematik angenommen und das Add-On „Accrual Cockpit“ entwickelt. Ziel davon ist, dass SAP-Kunden ihre zeitlichen Abgrenzungen effizient und korrekt abwickeln zu können. Das Add-On basiert auf der Grundidee, dass Grunddaten aus Einkauf und Verkauf analysiert, basierend auf den Stammdaten Abgrenzungsvorschläge erstellt und diese Vorschläge auch automatisch verbucht werden können. Bei der Erlösabgrenzung werden standardmässig die Funktionen „Erlösrealisierung über Fakturapläne“ sowie „Time&Material“ abgebildet. Auf Einkaufsseite können Bestellungen mit Rechnungs- und Lieferplänen zeit- und mengenbasiert abgegrenzt werden. Damit können die häufigsten Fälle von Abgrenzungen sowohl auf Erlös- als auch auf Aufwandsseite automatisch und nachvollziehbar periodengerecht verbucht werden.

Wir installieren das „Accrual Cockpit“ als Add-On auf das bestehende SAP-System und nehmen die kundenspezifischen Konfigurationen und Erweiterungen vor. Die Kosten dafür sind ein Bruchteil einer Einführung von SAP-RAR.

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