Die wichtigsten KPIs für Ihr Projektmanagement

Key Performance Indicators (KPIs) messen die Leistung eines Projekts und spiegeln seine Fortschritte wider. Gerade Dienstleister müssen die wichtigsten Kennzahlen stets im Blick behalten, damit sie Fortschritte, Ressourcen und Kosten im Blick haben. Doch was sind die wichtigsten KPIs für das Projektmanagement?

Um alle wichtigen Dimensionen des Projekts im Blick zu behalten, sollten Sie Kennzahlen aus den Bereichen Finanzen, Termine, Ergebnisqualität, Projektfortschritt und Teamperformance erheben. Diese geben einen realistischen Gesamteindruck über den Stand eines Projekts und ermöglichen die wirtschaftliche Planung und Ausführung. Wir haben die relevanten KPIs zusammengefasst.

Finanzielle Kennzahlen

Zu Beginn eines Projekts müssen Dienstleister ein Angebot abgeben und sich über zu erbringende Leistungen und entstehende Kosten im Klaren sein. Reisen, Personal, externe Spezialisten – alle Kosten sind hier zu berücksichtigen. Auch zeitliche Aufwände für das Projektmanagement – für Meetings, Absprachen oder administrative Tätigkeiten – müssen eingeplant werden. Der Planwert hält die kalkulierten Kosten fest – für das gesamte Projekt oder bei größeren Vorhaben auch für Meilensteine.

Aussagen über den aktuellen finanziellen Stand des Projekts kann dann nicht nur ein Soll-Ist-Kostenvergleich, sondern auch der sogenannte Fertigstellungswert geben. Er gibt Auskunft darüber, welchen monetären Wert die bis zu einem Stichtag erbrachten Leistungen im Projekt haben, und zeigt so den Arbeitsfortschritt in Bezug zu den Kosten an. Mithilfe dieses Werts können Sie aktuelle Abweichungen in Ihrer Kostenplanung bestimmen (Kostenvarianz) und mit dem Kunden über Gründe und nötige Anpassungen sprechen.

Terminliche Kennzahlen und Projektfortschritt

Projekte sind dadurch charakterisiert, dass sie zeitlich begrenzt sind. Termintreue sollte daher das Ziel eines jeden Dienstleisters sein. Können Sie Stichtage nicht einhalten, ist das möglicherweise auf einen Arbeitsrückstand zurückzuführen. Eine Übersicht über die noch unvollständigen Arbeitspakete gibt der sogenannte Backlog oder auch Auftragsbestand. Ist dieser zu gross, werden Abweichungen von der Projektplanung durch überfällige Projektaufgaben wahrscheinlicher. Gut ausgearbeitete Meilenstein- und Zeitpläne helfen Ihnen, Ihren Backlog stets im Blick zu behalten.

Umgekehrt ist es genauso wichtig, den Arbeitsfortschritt zu beziffern. Ein KPI zur Beobachtung des Projektfortschritts ist der Realisierungswert, also die Anzahl der tatsächlich bezahlten im Vergleich zu den geplanten Arbeitsstunden. Ein hoher Wert zeigt Ihnen, dass Sie ihr Angebot profitabel geplant haben.

Noch aussagekräftiger ist die Überwachung der Abweichung von der Projektplanung. Dieser KPI enthält die Faktoren Zeit, Kosten und verbrauchte Ressourcen und gibt dadurch detaillierter als Termintreue oder Realisierung an, inwieweit geplante und tatsächliche Projektergebnisse übereinstimmen. Die Höhe der Abweichung gibt Ihnen wichtige Anhaltspunkte für nötige Optimierungen des Arbeitsprozesses.

Berechnung der Termin- und Fortschritts-Kennzahlen

• Termintreue = Geplante Dauer / tatsächliche Dauer
• Backlog = Ausstehende Aufgaben
• Realisierungswert = Anzahl der bezahlten Stunden – Anzahl der geplanten Stunden
• Abweichung von der Projektplanung = Fertigstellungswert – Planwert

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Ergebnisqualität

Neben Profitabilität und Effizienz stellt die Qualität eine der wichtigsten Grössen im Projektmanagement dar. Diese wird vor allem an der Kundenzufriedenheit gemessen. Um diese zu beziffern, haben sich verschiedenste quantitative und qualitative Messmethoden herausentwickelt, die nur in Kombination ein zuverlässiges Bild ergeben.

Der Customer Satisfaction Score (CSAT) als Standardkennziffer ist der Durchschnitt der Zufriedenheitswerte aus Umfragen. Um ein detailliertes Meinungsbild zu erhalten, sollten Sie Ihre Kunden direkt nach Projektabschluss zu unterschiedlichsten Projektaspekten befragen. Erheben Sie dabei parallel den Net Promoter Score (NPS). Er gibt an, wie wahrscheinlich es ist, dass der Kunde Sie weiterempfiehlt, und gibt so Auskunft über dessen Absichten. Beim Customer Effort Score (CES) dagegen geht es konkret um Serviceleistungen. Er beziffert die Höhe des Aufwands, die der Kunde zur Lösung eines bestimmten Problems hatte. Das beinhaltet beispielsweise Ihren Service bei der Angebotserstellung oder bei Rückfragen. Gemeinsam mit der Anzahl aufgetretener Fehler und Beschwerden im Projekt lässt diese KPI Rückschlüsse auf die Qualität Ihrer Arbeit zu.

Ein genaueres Verständnis der subjektiven Empfindungen kann eine Analyse des Social Sentiment bieten. Das setzt sich aus Meinungsäusserungen Ihrer Kunden in den sozialen Netzwerken zusammen. Wie und in welchem Kontext wird über das Unternehmen gesprochen? Sind die getätigten Äusserungen positiv, negativ oder neutral zu werten? Spiegelt die Äusserung nur die Meinung von Einzelpersonen wider? Moderne Technologien wie Deep Learning, eine Dimension der künstlichen Intelligenz, werden stetig besser darin, Nuancen menschlicher Stimmung zu erkennen. Erst in Kombination mit den quantitativen Massen komplettiert das Social Sentiment das Bild zur Kundenzufriedenheit: Sie können Diskrepanzen erkennen und ein tieferes Verständnis der Zahlen generieren.

Dimensionen der Kundenzufriedenheit

• Customer Satisfaction Score
• Net Promoter Score
• Customer Effort Score
• Social Sentiment

Team Performance

Ein Projekt kann nur so gut werden wie das Team, das hinter ihm steht. Stellen Sie also sicher, dass Sie dessen Arbeit ebenfalls im Projektmanagement abbilden. Dazu gehört zum einen die Teamauslastung. Wie viele Kapazitäten stehen für einzelne Arbeitsvorgänge bereit? Welche Aufgaben nehmen wie viel Prozent an Kapazität ein? Wo ist die Auslastung zu hoch oder zu niedrig? Diese Informationen helfen Ihnen, konstantere Projektfortschritte zu erzielen und die Leistung sowie die Motivation des Teams aufrechtzuerhalten. Dagegen gibt der Performance Index eines Teams an, in welchem Verhältnis geplante und tatsächlich realisierte Arbeitsstunden stehen.

Berechnung der Kennzahlen zur Team Performance

• Teamauslastung = Tatsächliche Mitarbeiterzeit / zur Verfügung stehende Mitarbeiterzeit
• Team Performance Index = geplante Arbeitsstunden / tatsächliche Arbeitsstunden

Fazit: Die Mischung macht’s

Im Projektmanagement gibt es nicht den einen KPI. Vielmehr hilft die Aufstellung von Kennzahlen für verschiedene Projektdimensionen dabei, den Überblick über den Erfolg zu behalten. Mit sorgfältig ausgewählten Kennzahlen steuern Sie Ihr Projekt in puncto Kosten und Zeitplan, behalten Ihr Team im Blick und stellen Kunden mit hochwertigen Ergebnissen zufrieden.

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