Einige Best Practices für eine SAP S/4HANA-Einführung

Die Zeit drängt: Der SAP ERP/ECC Mainstream-Support läuft noch bis Ende 2027. Bis dahin und besser noch früher sollten Sie Ihren Umstellungsprozess auf S/4HANA abgeschlossen haben. Der folgende Beitrag geht auf einige Herausforderungen und Lösungen ein.

Der Umstiegsprozess auf S/4HANA kann gerade bei Unternehmen mit umfangreichen und komplexen IT-Landschaften Jahre dauern. Hierbei sollten auch weitere mögliche Probleme miteinbezogen werden: beispielsweise ein Mangel an erfahrenen Beratern. Unter technischen Stolpersteinen ragt besonders die schlechte Datenqualität heraus: Erfahrungen zufolge ist mehr als ein Drittel des Scheiterns von Projekten im Bereich digitale Transformation darauf zurückzuführen. Die rechtzeitige Beschäftigung mit der Frage der Migration zahlt sich daher aus, und kann sogar manchmal für den Unternehmenserfolg entscheidend sein.

Erfahrungen und Umfragen zeigen, dass Kunden hauptsächlich aus zwei Gründen auf S/4HANA migrieren:

1. Weil sie ihre Systeme generell nicht mehr für zukunftsfähig halten.
2. Weil Sie häufiger einen Zugriff auf moderne Technologien benötigen, um konkrete digitale Vorhaben umzusetzen.

Dies macht deutlich, dass Organisationen den Umstieg auf S/4HANA als einen Meilenstein auf ihren Weg zum Smart-Business sehen.

Ein weiterer Vorteil: Mithilfe von S/4HANA lassen sich die oftmals zersplitterten und durch Datensilos geprägten IT-Landschaften konsolidieren.

Den Einführungsprozess vorbereiten

In der Vorbereitungsphase der Einführung von S/4HANA sollten einige fundamentale Fragen geklärt werden. Mit den Jahren entstehen viele Daten und Prozesse in der Organisation. Einige davon werden nur noch selten benötigt, andere sind veraltet und liegen brach. Hier erscheint eine Bestandsaufnahme über die im Unternehmen vorhandenen Abläufe oft sinnvoll. Ein Process Mining kann dazu genutzt werden, den Überblick über die aktuellen Unternehmensprozesse wiederherzustellen. Alternativ eignet sich dazu die Einführung eines Business Process Managements (BPM), das eine umfangreichere Funktionalität bietet und strategischer ausgelegt ist. Die Ergebnisse können die Ausgangslage für die Entscheidung bilden, welche Daten und Prozesse ins neue System übernommen werden sollen. In diesem Stadium lassen sich auch Fragen darüber klären, welche Prozesse zusammengelegt, eliminiert oder neu eingeführt werden können.

Die Einführung starten und schrittweise gestalten

Ist die Bestandsaufnahme und deren Analyse abgeschlossen, kann der eigentliche Migrationsprozess gestartet werden. Grössere Unternehmen bauen mit den Jahren umfangreiche IT-Landschaften auf. Eine Migration, bei der alles auf einmal versucht wird, kann daher überfordern. Sinnvoller ist es in diesem Fall, die Einführung in einem Teilbereich zu beginnen. Hier bietet sich die Buchhaltung bzw. das Finanzwesen an, da diese eine zentrale Rolle im Unternehmen spielen. Daher lohnt es sich oft, die Migration mit dem Finanzmodul zu starten.

Darüber hinaus sind weitere Punkte zu berücksichtigen.

Migration der Datenbank auf SAP HANA: vor oder nach dem Upgrade?

Die technische Kompatibilität der im Unternehmen betriebenen SAP ERP Lösung mit der neuen SAP S/4HANA Umgebung lässt sich anhand entsprechender Tools relativ einfach prüfen. Schwieriger wird es bei der Messung der Leistungsfähigkeit der sich im Betrieb befindlichen SAP-Anwendungen. Test- und Sandbox-Umgebungen können hierbei oft keine abschliessende Klarheit verschaffen. Sie wissen es nur dann endgültig, wenn Ihre Anwendungen auf der neuen Produktivumgebung laufen. Daher kann eine Migration der bestehenden Datenbank auf SAP HANA sich bereits vor dem Start des eigentlichen Upgrades lohnen. So können Sie mit SAP ERP (ECC) erstmals weiterarbeiten und bekommen ein realistisches Bild über die Leistungsfähigkeit Ihrer Drittlösungen und Individualentwicklungen auf dem neuen System.

Der richtige Migrationsansatz: Greenfield, Brownfield oder Bluefield?

Bei der Migration auf S/4HANA stehen grundsätzlich drei Optionen zur Verfügung:

• Greenfield: Ist das Mittel der Wahl, wenn Organisationen ein nicht-SAP ERP haben oder ein ERP-System zum ersten Mal einführen.
• Brownfield: Eignet sich für Firmen, die Teile ihres alten SAP ERP-Systems nach S/4HANA übernehmen möchten.
• Bluefield: Bei Bluefield handelt es sich vordergründig um eine Kombination aus Greenfield und Brownfield.

Daneben gibt es noch spezielle Migrationsangebote (z. B. RISE with SAP), die Bestandteile aus allen Optionen enthalten können. Fällt die Entscheidung auf Greenfield, sollte eine Reihe von Aspekten beachtet werden. Beispielsweise muss das Berechtigungskonzept im Normalfall vollständig überarbeitet werden, was für die Benutzenden eine grössere Umstellung bedeutet. Bei Brownfield sollte man sich Gedanken machen, wie die alte Berechtigungslogik übernommen werden kann: Die Vorteile hier bestehen im geringeren Aufwand bei der Konzeption und in der besseren Akzeptanz bei den Nutzenden (da alles weitgehend gleich bleibt). Es gibt jedoch auch Nachteile: Möglicherweise werden nicht alle Transaktionen von S/4HANA unterstützt und die alten Rollen müssen aufwendig auf Kompatibilität mit S/4HANA geprüft werden.

Nicht zuletzt ist auch ein geeigneter Migrationspartner für den Erfolg wichtig.

Einen passenden Migrationspartner wählen

Ein guter Partner wird Sie bei der Einführung von S/4HANA bestmöglich unterstützen. Darüber hinaus verfügen SAP-Dienstleister oft über Verfahren, die den Migrationsprozess abkürzen und beschleunigen können. Beispiele dafür sind branchenspezifische Templates, mit denen eine Einführung erleichtert wird. Fernerhin gibt es folgende Aspekte zu beachten:

• Grosse Beratungen haben einen Zugriff auf einen umfangreichen Pool von Kompetenzen und eignen sich gut für grosse international tätige Unternehmen.
• Kleinere Beratungshäuser sind jedoch auf Nischen spezialisiert und bringen vertieftes Wissen in Spezialbereichen mit.
• Es gibt jedoch auch Mischformen der oben erwähnten Strategien, die interessant sein können. Dazu gehören Beratungshäuser, die Mitglieder einer grösseren Unternehmensgruppe oder eines Netzwerkes sind. Hier ist sowohl Nischenkompetenz als auch Skalierbarkeit von Integrations- und weiteren Fachleistungen unter einem Dach verfügbar.

BDO, eine der führenden Wirtschaftsprüfungs-, Treuhand- und Beratungsgesellschaften der Schweiz hat sich zusammen mit uns als Partner dazu entschieden, den nächsten Schritt zum „Intelligenten ERP“-System zu gehen und die Migration auf SAP S/4HANA zu vollziehen. Erfahren Sie im Video mehr zum Projekt und wie die gesetzten Ziele zur erfolgreichen Migration erreicht werden konnten.

Weitere Kundencases finden Sie hier.

RISE with SAP

RISE with SAP unterstützt bei der umfassenden Transformation zum intelligenten Unternehmen. Was ist in RISE with SAP enthalten? Was sind die Vorteile und wie können Sie davon profitieren? Verschaffen Sie sich hier einen Überblick.

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