ERP-Projekte: 6 Wege, ein Scheitern zu verhindern

Die Einführung eines ERP-Systems ist zeit- und kostenintensiv. Dazu kommt: Durch seine zentrale Stellung im Unternehmen beeinflusst das ERP-System erheblich wichtige Arbeitsabläufe. Umso wichtiger wird es daher, den Erfolg dieses Vorhabens sicherzustellen.

1. Darauf achten, dass der ERP-Partner und das eigene Unternehmen zusammenpassen

Die fachliche Kompetenz und Branchenexpertise eines ERP-Dienstleisters sollten bei der Auswahl im Mittelpunkt stehen. Referenzen, veröffentliche Case Studies und andere Berichte über erfolgreich umgesetzte Projekte können für den ersten Eindruck und Überblick hilfreich sein. Stammen viele Kunden des ERP-Dienstleisters aus der gleichen Branche wie das eigene Unternehmen, ist das ein positives Zeichen. Das gilt insbesondere dann, wenn die vorgestellten Projekte Ähnlichkeiten mit dem angestrebten ERP-Projekt aufweisen.

Wichtige Auswahlkriterien: Branchenexpertise und Kommunikationsfähigkeit

ERP-Dienstleister, die sich auf eine oder mehrere Branchen spezialisiert haben, lernen in der Regel mit der Zeit die spezifischen Branchenprozesse und -anforderungen gut kennen. Diese Erfahrung nutzen sie oft, um branchenspezifische Templates zu entwickeln. Dabei handelt es sich um Implementierungsvorlagen für ERP-Lösungen, die auf Best Practices der jeweiligen Branche beruhen. Die Einführung eines ERP-Systems wird dadurch vereinfacht, beschleunigt und ist schlussendlich fehlerfreier und kostengünstiger realisierbar. 

Zusammen mit unseren Kunden haben wir von Process Partner ein Template für projektorientierte Prozessabwicklungen entwickelt, – insbesondere mit Fokus auf die Zeit-, Leistungs- und Spesenerfassung sowie die Weiterverrechnung dieser Erfassungen. Diese vorkonfigurierte Lösung deckt in aller Regel ca. 80 % der benötigten Dienstleistungsprozesse bereits voreingestellt ab. Das bedeutet eine einfachere und schnellere Einführung, da nur noch die Spezialitäten kundenspezifisch abgebildet werden müssen. Und dies hat auch zur Folge, dass die Kosten geringer und gut abschätzbar für die Einführung sind.

Ein anderer wichtiger Faktor ist die Kommunikation zwischen den Kunden und dem ERP-Dienstleister: Es ist wichtig sicherzustellen, dass man über die gleichen Dinge redet und die zwischenmenschliche Ebene passt. Obwohl dies selbstverständlich zu sein scheint, wird dieser Umstand in der Praxis oft missachtet. Das kann später für so manches Missverständnis sorgen und die ERP-Einführung verzögern oder sie sogar zum Scheitern bringen.

2. Bei der Berechnung der ERP-Kosten einen realistischen Investitionsrahmen bestimmen

Im Laufe eines ERP-Projektes, sind zahlreiche Aufgaben und Anforderungen zu erfüllen: Schliesslich müssen Daten aus mehreren Fachabteilungen in einem übergreifenden System zusammengeführt werden. Des Weiteren muss die Zusammenarbeit des ERP-Systems mit vielen anderen Anwendungen, Systemen und Diensten gewährleistet werden. Dies schafft viele Abhängigkeiten, die bzw. deren Ausmasse oft nicht sofort erkennbar sind. Dieser und andere Faktoren sorgen dafür, dass im Projektverlauf neue Fragen hinzu kommen mit denen anfangs keiner gerechnet hat.

Kostenkontrolle und Transparenz durch schrittweises Vorgehen

Nach 25 Jahren Erfahrung mit ERP-Projekten wagen wir daher zu behaupten, dass es unmöglich ist, ein so komplexes Vorhaben so genau zu spezifizieren, dass alle Kosten von Anfang an bis ins Detail ersichtlich sind. Aus diesem Grund sind die besten Ergebnisse immer dann zu erwarten, wenn ein Vorgehen gewählt wird, bei dem man sich der Lösung schrittweise annähert. Dies erfolgt dadurch, dass schnell realisierbare und überprüfbare Ergebnisse geschaffen werden: Wir bauen innerhalb weniger Wochen einen Prototyp, der sich an den branchenüblichen Standardprozessen orientiert. Anschliessend wird der Prototyp überprüft und mit den Kundenanforderungen abgeglichen. Danach wird eine Liste erstellt, in der alle Mängel und Abweichungen aufgezeichnet werden. Und so arbeiten wir uns Schritt für Schritt an die finale Lösung heran.

Auch wenn sich der endgültige Aufwand nicht von vornherein beziffern lässt, kann der angestrebte Umfang des gesamten ERP-Projektes zu Beginn in grobe Meilensteine aufgeteilt werden. Dadurch kann der Aufwand für jede einzelne Phase verhältnismässig genau abgeschätzt werden. Am Ende einer Phase wird der Meilenstein bedarfsweise nochmals angepasst und ein Marschhalt eingelegt oder eine Denkpause, um Bilanz zu ziehen. Danach lässt sich gemeinsam die nächste Phase sauber planen. Somit ergibt sich ein «Kettenvertrag», der aus einer Reihe einzelner Verträge besteht. Dies schafft unter den gegebenen Voraussetzungen ein hohes Mass an Investitionssicherheit und Transparenz.

Investitionserfolg: Die langfristigen Kosten zählen

Des Weiteren ist zu beachten: Es sollte bei einer ERP-Einführung nicht nur auf die Anschaffungskosten bzw. die kurzfristigen Kosten geachtet werden; auch die langfristigen Ausgaben gehören in die Kostenrechnung. Ein vermeintlich günstiges ERP-System kann auf die Dauer teuer werden, wenn es hohe langfristige Kosten verursacht bzw. die Unternehmensentwicklung später hemmt und andersherum genauso.

3. Wichtige Vereinbarungen im ERP-Projekt schriftlich festhalten

Mündliche Absprachen sind bei ERP- und anderen Software-/IT-Projekten zwar verbreitet, sie haben jedoch einen wesentlichen Nachteil: Allzu oft weiss später keiner, was genau gesagt, besprochen oder gemeint wurde. Dies liefert einen nahezu idealen Nährboden für Missverständnisse und Konflikte. Daher ist es wichtig, alle massgeblichen Vereinbarungen schriftlich und klar ausformuliert festzuhalten. Von dieser Vorgehensweise – falls sie korrekt befolgt wird – profitieren beide Seiten. Dies kann das Risiko des Scheiterns eines ERP-Projektes deutlich reduzieren.

Bedeutung des Pflichtenheftes

Hier kommt das Pflichtenheft ins Spiel. Beim Pflichtenheft handelt es sich um ein Dokument, in dem der ERP-Dienstleister erläutert, wie er die Anforderungen des Auftraggebers erfüllen wird. Diese Anforderungen sind vom Auftraggeber möglicherweise bereits zuvor im Lastenheft ausgearbeitet und festgehalten worden.

Wichtig ist jedoch zu beachten: So hilfreich ein Pflichtenheft auch ist, sollten die Anforderungen andererseits nicht zu eng gefasst und zu detailliert formuliert werden. In der Regel kommt es zu kleineren Abweichungen, die durch geänderte Anforderungen, Gegebenheiten und Voraussetzungen erforderlich werden. Gewisse Spielräume für Anpassungen sollten daher vorgesehen werden. Um den Erfolg der Implementierung der neuen ERP-Lösung sicherzustellen, kommt es vielmehr darauf an, den roten Faden zu behalten und sich auf das grosse Bild zu fokussieren.

4. Darauf achten, dass relevante Prozesse vollständig aufgenommen werden

Unternehmensprozesse spielen bei der Einführung eines neuen ERP-Systems eine entscheidende Rolle. Dabei kommt es immer wieder zu Schwierigkeiten, bestehende Prozesse zu identifizieren, sie bei Bedarf zu optimieren, und in das neue ERP-System zu übernehmen.

Abhilfe kann hier ein fachgerechtes Business Process Management (BPM) verschaffen. Durch das BPM lassen sich die im Unternehmen bestehenden Prozesse identifizieren, aufnehmen und visualisieren. Dadurch können Ineffizienzen und andere Schwächen entdeckt werden. Anschliessend können die daraus gewonnenen Einsichten dazu genutzt werden, um neue bessere Prozesse zu entwickeln und einzuführen. BPM ist eine Voraussetzung für die Standardisierung der Unternehmensabläufe und somit auch die Grundlage für die digitale Transformation und eine erfolgreiche Innovation.

Vorteile von Business Process Intelligence (BPI)

Ein weiterer neuerer Ansatz wird Business Process Intelligence (BPI) genannt. Er überschneidet sich zwar mit BPM, der Fokus liegt hier jedoch auf der Gewinnung von Daten über Business Prozesse und deren Auswertung. Auf diese Weise lassen sich Lücken in der Prozesslandschaft und Gestaltungsalternativen entdecken. Das Ziel: Die Prozesse im Unternehmen durch eine intelligente umfassende Datenaufnahme und -analyse weiter zu verfeinern und zu optimieren.

BPI bildet beispielsweise einen wesentlichen Bestandteil innerhalb von RISE with SAP – einem Angebot der SAP, um die digitale Transformation von Unternehmen mit reduziertem Aufwand voranzutreiben und den Wechsel auf S/4HANA zu erleichtern.

5. Mit dem ERP-Dienstleister eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe anstreben

Ein ERP-Projekt ist immer ein gemeinsames Projekt und es braucht bestmöglich geeignete Leute auf beiden Seiten. Daher sollte der Fokus von Anfang an auf eine partnerschaftliche Zusammenarbeit gerichtet sein. Dies ist jedoch nicht selten mit Schwierigkeiten verbunden.

Risiken durch externe Projektleiter

Beispielsweise sind die notwendigen personellen Ressourcen im auftraggebenden Unternehmen oft nicht oder nicht sofort verfügbar. Infolgedessen wird manchmal das Ruder komplett in die Hände des ERP-Dienstleisters gegeben. Oder es wird ein externer Projektleiter hinzugezogen. In der Praxis kommen sicherlich Situationen vor, wo über eine solche Lösung nachgedacht werden kann. In vielen Fällen erweist sich diese Vorgehensweise jedoch als problematisch. Dies gilt besonders dann, wenn ein aussenstehender Dritter mit der Leitung des ERP-Projektes betraut wird. Nachteilig erweist sich hierbei, dass externe Projektleiter nicht über das erforderliche unternehmensspezifische Hintergrundwissen verfügen. Des Weiteren ist ihre zeitliche Verfügbarkeit begrenzt, weil sie oft gleichzeitig in weitere Projekte involviert sind.

Wird so jemand zum Ansprechpartner für den ERP-Dienstleister, können sich bei der Abstimmung Schwierigkeiten ergeben. In der Folge kann sich ein Stille-Post-Effekt einstellen: Informationen über die tatsächlichen Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens werden unpräzise bzw. zeitverzögert weitergeleitet oder durch Missverständnisse verzerrt. Der Erfolg des ERP-Projektes wird dadurch gefährdet.

Enge Zusammenarbeit ohne externe Zwischeninstanzen liefert die besten Projektergebnisse

Erfahrungen aus der Praxis zeigen: ERP-Projekte gelingen am besten, wenn fachkompetente interne Mitarbeiter auf Seite des Kundenunternehmens und des ERP-Partners direkt und auf Augenhöhe zusammenarbeiten. Dieses Vorgehen fördert auch den Aufbau einer gegenseitig vertrauensvollen langfristigen Beziehung. Sie bildet später die Grundlage für einen effektiven, effizienten und gleichzeitig transparenten Support über den gesamten Lebenszyklus des eingeführten ERP-Systems.

 6. Die Aufgaben und Ressourcen im Unternehmen aufeinander abstimmen

Sind die Verantwortlichkeiten zwischen dem ERP-Dienstleister und dem eigenen Unternehmen erfolgreich geklärt, kommt noch ein weiterer Faktor hinzu: Eine klare Kompetenzaufteilung im eigenen Unternehmen ist genauso wichtig.

Auch hier ergeben sich oft Schwierigkeiten: Viele Unternehmensmitarbeiter, die in der Projektorganisation arbeiten, müssen zumeist weitere Aufgaben im Tagesgeschäft wahrnehmen. Und möglicherweise sind diese Mitarbeiter noch in anderen Projekten beschäftigt. Das erfordert ein kräftezehrendes Jonglieren zwischen unterschiedlichen Aufgaben und schafft Interessenkonflikte. Eine Folge: Interne Experten bzw. Mitarbeiter im Unternehmen, die über erforderliches Fachwissen verfügen, schaffen es aufgrund des Zeitmangels nicht mehr, die regulären Projektmitarbeiter ausreichend einzuweisen und zu unterstützen.

Folglich kommt es in der Projektorganisation zum Know-how-Verlust durch zunehmend inkompetente Projektmitarbeiter. Dies stellt ein erhebliches Risiko für den Erfolg des ERP-Projektes dar. Um eine solche Entwicklung zu verhindern, sollte dem ERP-Projekt die ihm gebührende Priorität eingeräumt werden. Dazu gehört auch ein fachkundiger und kommunikationserfahrener interner Ansprechpartner, der für alle Projekt-Angelegenheiten zuständig ist.

Weitere Informationen, Beratung

Ausgezeichnet mit dem höchsten Partner Status von SAP (Platinum) sind wir von Process Partner AG genau der richtige Partner für Sie, wenn es darum geht, komplexe Vorhaben erfolgreich umzusetzen. Seit mehr als 25 Jahren fokussieren wir uns insbesondere auf die Bedürfnisse und Anforderungen von KMU-Unternehmen. In dieser Zeit haben wir zusammen mit unseren Kunden ein Template für projektorientierte Prozessabwicklungen entwickelt, – insbesondere mit Fokus auf die Zeit-, Leistungs- und Spesenerfassung sowie die Weiterverrechnung dieser Erfassungen. Diese vorkonfigurierte Lösung deckt in aller Regel ca. 80 % der benötigten Dienstleistungsprozesse bereits voreingestellt ab.

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