Mehr Wettbewerbsfähigkeit für Dienstleister – Wie Professional Services ihre Liquidität verbessern können

Erbrachte Leistungen schnell und exakt abzurechnen sollte ein Ziel jedes Dienstleisters sein, denn die pünktlich zu zahlenden Personalkosten machen den grössten Teil der Betriebskosten aus. Je qualifizierter die Leistung, desto höher sind sie, und umso wichtiger ist es, sie schnellstmöglich zu fakturieren: Das trägt wesentlich dazu bei, ein Unternehmen vor unangenehmen Liquiditätsengpässen zu bewahren. Professional Services erreichen das durch ein modernes, intelligentes ERP-System und senken damit gleichzeitig ihre Verwaltungskosten.

Ein bisschen digital genügt nicht mehr

Während die produzierende Industrie durch den harten internationalen Wettbewerb schon früh auf ERP-basierte, automatisierte Prozesse gesetzt hat, halten sich bei den Dienstleistern noch Prozesse, die mit viel Handarbeit verbunden sind. Das betrifft vor allem die Arbeitszeiterfassung. Zwar ist der handschriftlich ausgefüllte Stundenzettel selten geworden, aber sehr oft tippen Angestellte und Freelancer ihre projektbezogenen Arbeitszeiten noch immer in Excel-Tabellen, E-Mails oder selbst programmierte Anwendungen, denen es an jeglicher Usability fehlt.

Aus Gewohnheit mag dies den meisten im Alltag als völlig schlüssig und zeitgemäss erscheinen. Doch es ist in Wirklichkeit eine überkommene, frühdigitale Arbeitsweise. Denn die Daten müssen auf dem Weg zur Fakturierung mindestens noch einmal händisch kopiert, abgetippt oder im besten Fall importiert werden. Das alles ist zeitaufwendig sowie fehleranfällig und entspricht nicht einer modernen und durchgängigen Arbeitsweise.

Vor allem aber verliert ein Dienstleistungsunternehmen wertvolle Zeit auf dem Weg zur Fakturierung. Nicht nur liegen zwischen Leistungserbringung und Verfügbarkeit der Daten meist mehrere Tage. Es ist in aller Regel auch schwer ersichtlich, wie der genaue Projektfortschritt ist und ob der Punkt für eine Zwischenabrechnung erreicht ist. Daher werden Rechnungen eher später als früher gestellt, was zulasten der Liquidität geht.

Der wertvolle Schritt in die integrierte Digitalisierung

Dieser gemischten Arbeitsweise sind durchgehend digitalisierte Prozesse deutlich überlegen. Es beginnt damit, dass produktive Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten per App zeitnah erfassen können. Auch der Bezug zu einem Kunden, einem Termin, einem Projekt oder einer Aufgabe wird dabei sofort hergestellt.

Die erfassten Daten fliessen umgehend in den Datenbestand des ERP. Damit stehen sie bereits für die Abrechnung und für Auswertungen zur Verfügung. Das Projektcontrolling kann so schon nach Feierabend beziehungsweise am nächsten Morgen sehen, wie das Projekt vorangekommen ist und wie es beispielsweise um die Budgetauslastung steht. Eine Fakturierung kann sofort und automatisiert erfolgen, wenn zuvor festgelegte Kriterien erfüllt sind. Manuelle Kontrolle und Freigabe sind zwar möglich, aber nicht zwingend. So landet die Rechnung rasch beim Kunden, und die Zahlungsfrist läuft.

Die App zur Datenerfassung kann derart auf das Unternehmen zugeschnitten werden, dass die Eingabe maximal intuitiv ist. Das erleichtert den Benutzern den Umstieg und erhöht bei ihnen die Akzeptanz für die neue Vorgehensweise.

Integrierte digitalisierte Prozesse beschleunigen nicht nur die Fakturierung und erhöhen damit die Liquidität. Unternehmen können auch viele Arbeitsschritte automatisieren. Das entlastet die Mitarbeiter und spart Verwaltungskosten. Mit über 25 Jahren Erfahrung als IT-Dienstleister können wir von All for One Switzerland (ehemalig Process Partner) sagen, dass der Umstieg auf einen integrierten Wertefluss ohne manuelle Medienbrüche einem Unternehmen eine Umsatzsteigerung von bis zu 3 Prozent ermöglicht.

Modernes ERP ist intelligentes ERP

ERP-Systeme werden immer intelligenter. SAP integriert in S/4HANA immer mehr Funktionen auf der Basis von künstlicher Intelligenz (KI), maschinellem Lernen (ML) und Big Data. Damit gibt SAP seinen Kunden heute schon mächtige Werkzeuge für das Tagesgeschäft an die Hand.

• Die Spesenabrechnung wird deutlich erleichtert. Mithilfe eines gut trainierten ML-Algorithmus werden die wesentlichen Daten (Betrag, Mehrwertsteuer etc.) auch auf den unterschiedlichsten Belegformaten erkannt. Es genügt ein Handyfoto des Belegs; die Daten werden über einen OCR-Service ausgelesen und trainieren mit jedem neuen Beleg die integrierte KI.
• In der SAP Cash Application gleicht KI offene Forderungen mit Geldeingängen ab und automatisiert so diesen ansonsten aufwendigen manuellen Prozess.
• Advanced Analytics zeigt nicht nur den Ist-Zustand von Projekten, Abteilungen und des Unternehmens als Ganzem. Sie erstellt auch Prognosen und kann so früh vor sich abzeichnendem Overservice sowie vor drohenden Liquiditäts- und Kapazitätsengpässen warnen.

Nicht nur erhöht intelligentes ERP die Liquidität und senkt die Verwaltungskosten. Die durch die Automatisierung entlasteten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können auch qualifiziertere und für sie interessantere Tätigkeiten übernehmen. Das macht ein Unternehmen zusätzlich attraktiver im Wettbewerb um junge und knapper werdende Fachkräfte.

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