Mit diesen fünf Tipps optimieren Sie Ihre Ressourcenplanung

In Hausarztpraxen sollte die Personalkostenquote idealerweise nicht über 22 Prozent liegen. Im Maschinenbau beträgt der Anteil der Personalkosten am Gesamtumsatz durchschnittlich 35 Prozent. Und in Call Centern schlagen sie sogar mit 70 bis 80 Prozent zu Buche. Generell sind die Personalkosten bei praktisch jedem Dienstleistungsunternehmen die mit Abstand grösste Aufwandsposition. Auch wenn die Mitarbeiterlöhne branchenspezifisch unterschiedlich sind, bedeuten sie für jedes Unternehmen einen fixen Kostenblock, der Monat für Monat bedient werden muss. Allerdings sind diese Ausgaben nicht in Stein gemeisselt und können über verschiedene Stellhebel beeinflusst und optimiert werden.

Mit einer professionellen Ressourcenplanung ist es möglich, das Personal flexibel einzusetzen und so für eine maximale Auslastung zu sorgen. Auf diese Weise tragen die Beschäftigten mit ihrer Wertschöpfung optimal zum Betriebsergebnis bei. Die folgenden fünf Tipps helfen, die personellen Ressourcen Ihres Unternehmens punktgenau zu steuern.

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1. Personalbedarfsermittlung: Welche Mitarbeiter brauche ich?

Die zentrale Frage der Ressourcenplanung auf strategischer Ebene lautet zunächst: Welche Mitarbeiter benötigen wir überhaupt? Die Betrachtung muss dabei sowohl quantitativ (Anzahl) als auch qualitativ – also hinsichtlich der erforderlichen Kompetenzen – erfolgen. Ausgehend von der Unternehmensplanung wird festgelegt, wie viel Personal mit welchen Qualifikationen benötigt wird, um die Geschäftsziele zu erreichen. Damit soll eine möglichst exakte Bedarfsermittlung erfolgen, um sowohl Engpässe als auch Überkapazitäten zu vermeiden. Beides erweist sich in der Praxis nämlich als gleichermassen negativ:

• Verfügen Sie über zu viel Personal, verursachen Ihre Mitarbeiter unnötige Kosten.
• Zu wenige Mitarbeiter führen hingegen zu einem übermässigen Arbeitsdruck, was sich in verminderter Leistungsfähigkeit und Qualitätsproblemen bemerkbar macht.

2. Softwaregestützte Ressourcenplanung: Zur richtigen Zeit die richtigen Leute am richtigen Ort

Die Ressourcenplanung ist eine undankbare Aufgabe: kaum ist die Planung für ein Projekt erstellt, ist sie bereits durch die Realität überholt und stimmt nicht mehr überein. Die Differenz zwischen PLAN und IST (Backlog) muss regelmässig und zeitaufwändig aktualisiert und damit die Planung am Leben gehalten werden. Der Planungsprozess trägt jedoch nicht zur Wertschöpfung bei. Gleichzeitig hat sie aber weitreichende Auswirkungen – sowohl auf die Geschäftsprozesse, den Unternehmenserfolg als auch auf die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter. Wer den Personaleinsatz sauber plant, muss daher vielfältige Faktoren berücksichtigen – von individuellen Wünschen der Mitarbeiter über verfügbare Arbeitszeitkontingente bis hin zu Marktbesonderheiten, die einen erhöhten oder reduzierten Personalbedarf erfordern. Fällt ein Beschäftigter krankheitsbedingt über einen längeren Zeitraum aus, führt das nicht selten die gesamte Planung ad absurdum – und die Arbeit beginnt von Neuem.

Eine IT-gestützte Ressourcenplanung reduziert den Aufwand auf ein Minimum und garantiert gleichzeitig optimale Auslastung. Da bestehende Beschäftigungs- und Arbeitszeitmodelle im System ebenso hinterlegt sind wie Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, gesetzliche Ruhezeiten etc., ist zudem dadurch auch eine maximale Rechtssicherheit gegeben. Weitere Faktoren lassen sich ergänzen, zum Beispiel Mitarbeiterqualifikationen, regionale Spitzenauslastungen, lokale Einsatzradien oder persönliche Wünsche einzelner Mitarbeiter. So sind stets die richtigen Mitarbeiter am richtigen Ort und tragen damit maximal zum Unternehmenserfolg bei.

Insbesondere eine stringente Qualifikationsverwaltung gehört zu einer professionellen Ressourcenplanung. Im Optimalfall können damit die Mitarbeiter ihre eigenen Fähigkeiten im Rahmen einer Employee-Self-Servicefunktionalität aus einem Qualifikationskatalog auswählen und selber ihre eigene Ausprägung beurteilen. So kann z.B. ein Mitarbeiter nach dem Besuch eines Kurses oder einer Weiterbildung selbständig sein eigenes Profil um die neu erworbenen Kompetenzen ergänzen.

Die Suche nach den geeigneten Mitarbeitern für einen Auftrag oder ein Projekt erfolgt dann einerseits über diesen Qualifikationskatalog («Wer kann das?») und andererseits über das in der Ressourcenplanung abgebildete Organisationsmanagement («Wer ist in vernünftiger Reichweite?»). Damit kann verhindert werden, dass z.B. Mitarbeiter aus Shanghai auf einem Projekt in Frankreich eingeplant werden, obwohl das aus Sicht der Qualifikationen in Frage kommen würde.

3. Personalentwicklung: Die Kompetenzen der Mitarbeiter gezielt weiterentwickeln

Mitarbeiter sind im Zuge des demografischen Wandels zur wertvollsten Ressource geworden. Unternehmen sollten daher genau evaluieren, wie sie ihr Personal einsetzen und fördern, um es nachhaltig zu binden. Sind konkrete Kompetenzen gefordert, aber (noch) nicht vorhanden, empfiehlt es sich daher, nach Möglichkeit die eigenen Beschäftigten zu qualifizieren. Das trägt zum einen zur Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung bei – und beugt damit teurer Fluktuation vor. Zum anderen liegen die Kosten für eine Weiterbildung oft deutlich unter der einer Neueinstellung. Bereits gut eingearbeitete Mitarbeiter können sich durch gezielte Schulungsmassnahmen weiterentwickeln und für höhere Anforderungen qualifizieren. Daraus entsteht eine Win-win-Situation für beide Seiten – für das Unternehmen und den Mitarbeiter. 

4. Networking: externe Spitzenabdeckung

Eine konstant richtige Auslastung ist in einer so dynamischen und schnelllebigen Zeit eine Illusion. Damit sie aber trotzdem kurzfristig und effizient in der Lage sind, Projekte und Aufträge korrekt zu besetzen, empfiehlt sich eine umfassende und langfristige Vernetzung mit Externen, Freelancern und allenfalls auch Mitbewerbern. Dadurch können sie auf einen viel grösseren Ressourcenpool zugreifen, als wenn sie nur die eigenen internen Ressourcen heranziehen. Es geht hier nicht nur um die Abdeckung von auftretenden Auslastungsspitzen, sondern vielmehr auch um eine sinnvolle Risikobeschränkung und Erhöhung der Einsatzbandbreite. Nicht ausgelastete Ressourcen belasten somit nicht über einen langen Zeitraum ihre Personalkosten. Es gilt hier jedoch, die aus dieser Flexibilität gewonnen Vorteile klar gegen die erwachsenden Gefahren und Nachteile, wie z.B. reduzierte Margen durch Subakkordaten und Abwanderungsrisiken abzuwägen.

5. Der Mitarbeiter als Teil des Planungsprozesses

Immer häufiger beteiligen Unternehmen ihre Mitarbeiter auch an der Planung und verfolgen damit insbesondere zwei Ziele: Bindet man das Personal von Anfang an in die Planung mit ein, ist das ein Zeichen von Wertschätzung, was zu einer stärkeren Mitarbeiterbindung führt. Zum anderen identifizieren sich die Beschäftigten in Folge ihrer aktiven Beteiligung besser mit den festgesetzten Zielen, was in höherer Einsatzbereitschaft und Leistungssteigerungen resultiert.

Die «Crux» an der Sache: die Erstellung einer vernünftigen Ressourcenplanung ist heute mit modernen Hilfsmitteln kein Hexenwerk mehr. Die Schwierigkeit an der Sache ist es jedoch, eine initiale Ressourcenplanung konsequent am Leben zu halten und regelmässig auf einen aktuellen Stand zu bringen. Das braucht Zeit, Disziplin und ein bisschen Bauchgefühl. Alles Dinge, die uns eine Software leider nur schwer abnehmen kann.

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