Projektcontrolling: Warum es für den Erfolg Ihres Unternehmens wichtig ist

Obwohl Projekte ein fester Bestandteil der modernen Unternehmenswelt sind, kommt dem Projektcontrolling oft nicht die Bedeutung zu, die ihm zusteht. Dabei bietet dies eine Möglichkeit, die Effizienz von eigenen und kundenseitigen Projekten zu steigern und erhebliche Kosteneinsparungen zu realisieren.

Projektcontrolling – was ist das?

Die Anzahl der Projekte nimmt kontinuierlich zu – sowohl unternehmensintern als auch bei Kunden. Die zunehmende Digitalisierung und dadurch steigende Anforderungen haben diesen Trend in den letzten Jahren weiter befeuert. In diesem Zusammenhang spielt eine wirksame Erfolgskontrolle für das Gelingen der Vorhaben eine umso wichtigere Rolle. Hier kommt das Projektcontrolling ins Spiel.

Beim Projekcontrolling werden im Grunde relevante Soll- und Ist-Werte von laufenden Projekten regelmässig verglichen. Dabei handelt es sich um Parameter wie Aufwände, Kosten oder Termine. Des Weiteren werden beim Auftreten von nennenswerten Abweichungen Massnahmen zur Korrektur ergriffen.

Das Hauptziel des Projektcontrollings besteht somit darin, sicherzustellen, dass der geplante Projektverlauf mit dem tatsächlichen Projektverlauf übereinstimmt.

Was sind die Vorteile des Projektcontrollings?

Projektcontrolling – falls Sie es professionell handhaben – bietet eine Reihe von Vorteilen:

• Die Förderung einer effizienten Ressourcennutzung in Projekten.
  
  
• Eine schnellere und einfachere Erreichbarkeit von Projektzielen.
  
  
• Die Offenlegung möglicher Lücken und Schwächen auf der Managementebene von Projekten. Das hilft den Verantwortlichen, sich einen Überblick zu verschaffen und befähigt sie, bereits im Vorfeld einer möglichen Fehlentwicklung zu reagieren.
  
  
• Eine Verbesserung der Planung, Koordination und Analyse der einzelnen Aufgaben innerhalb des Projektes.
  
  
• Eine gesteigerte Mitarbeitermotivation: Projektmitarbeitende können sich dadurch mit den Projektaufgaben und -zielen besser identifizieren.
  
  
• Eine Reduzierung von Fehlern, die etwa durch Unaufmerksamkeit entstehen, wenn Mitarbeitende Soll- und Ist-Werte manuell vergleichen oder andere projektbezogene Aufgaben verrichten.
  
  
• Die Möglichkeit, Vorhersagen aufgrund von historischen Werten zu treffen. Das stellt auch die Basis für zukünftige Verbesserungen bereit.
  
  
• Eine Aufwandsreduzierung bei der Aufsicht von Projektmitarbeitenden. Dies kann gelingen, indem wiederkehrende Workflows und Prozesse in Projekten entdeckt und in Form von Best Practices standardisiert werden. Dadurch können Projektmitarbeitende besser und mit weniger Aufwand angeleitet werden.

Wie kann eine Projektcontrolling-Software Ihnen helfen?

Beim Controlling von Projekten sind heute viele Details und Nuancen zu berücksichtigen. Die Verantwortlichen, die dazu noch oft unter Termindruck stehen, sind dadurch schnell übermässig herausgefordert. Eine spezielle Software für das Projektcontrolling kann hier abhelfen. Damit können Sie beispielsweise Kosten kalkulieren oder das Budget bestimmen. Auch Prognosen sind möglich – etwa dann, wenn Projektkosten geschätzt und hochgerechnet werden sollen. Das entlastet die Projektleiter, die sich oft mehr um technische Angelegenheiten kümmern müssen als um kaufmännische Aufgaben. Und gleichzeitig behält die Unternehmensführung die Kostenentwicklung im gesamten Projekt stets im Blick.

Der Überblick und der aktuelle Daten- und Informationsstand sorgen dafür, dass die Projektleitung und die Mitarbeitenden wichtige Fragen rechtzeitig klären können. So lassen sich Schieflagen frühzeitig erkennen und vermeiden. Schlussendlich gewinnen dabei auch Ihre Kunden, denn Sie können diese stets auf dem Laufenden halten. Und wenn sich Probleme in den Projekten ankündigen sollten, können Sie sie rechtzeitig darüber informieren oder andere Massnahmen ergreifen, um eine reibungslose Zusammenarbeit und erfolgreiche Ergebnisse sicherzustellen.

Was ist ProGress?

ProGress ist eine spezielle Software für das Projektcontrolling, die von der All for One Switzerland AG entwickelt wurde. Damit können Sie projektrelevante Faktoren wie Aufgabenstatus, Qualität, Kosten oder Termintreue regelmässig überprüfen. Sollte es zu erfolgsrelevanten Abweichungen kommen, können Sie rechtzeitig wirksame Gegenmassnahmen ergreifen. Fernerhin lassen sich aufgrund der historischen Werte zukünftige Entwicklungen prognostizieren. Das ProGress-Add-On fügt sich problemlos in die SAP-Landschaft Ihres Unternehmens ein. 

Vorteile von ProGress

ProGress bietet unter anderem folgende Features und Vorteile:

• Anzeige der Status der Projektaufgaben im Ampelformat.
  
  
• Einen 360-Grad-Blick auf Ihre Projekte.
  
  
• Ein Frühwarnsystem, das auf Prognosen und Simulationen beruht, die auf der Grundlage von historischen Werten erstellt werden.
  
  
• Eine Grundlage für eine effektive Zusammenarbeit zwischen Projektleitenden und Controllern/dem kaufmännischen Bereich.
  
  
• Eine Erfassung und der jederzeitige Abruf der Projekthistorie.
  
  
• Eine grafische Übersicht über das gesamte unternehmensweite Projektportfolio. Dadurch bekommen Sie die Möglichkeit, Aufgaben und Projekte sinnvoll zu priorisieren.
  
  
• Eine lückenlose Dokumentation aller Projektaktivitäten.
  
  
• Automatisierte Erstellung von monatlichen Statusberichten im PDF.
  
  
• Eine objektunabhängige Steuerung der Projektkosten. Das bedeutet, dass es dabei irrelevant ist, ob Sie die Projekte unternehmensintern oder bei Ihren Kunden durchführen.

Fazit

Mit steigender Anzahl und Komplexität von Projekten gewinnt Projektcontrollig zunehmend an Bedeutung und ist somit eine wichtige Voraussetzung für deren Erfolg. Um jedoch das Projektcontrolling im Unternehmen professionell aufzusetzen und durchzuführen, benötigen Sie unter anderem eine entsprechende Software. Mit einer Lösung wie ProGress können Sie Ihre Projekte und Projektkosten, sofern diese auf einer Fest-/Pauschalpreisbasis abgerechnet werden, erfolgreich auswerten, koordinieren und steuern. Sie haben dadurch einen schnellen und einfachen Zugang zu allen wichtigen (finanziellen) Projektdaten und einen guten Überblick über alle laufenden Projekte. Das sind heute wichtige Voraussetzungen für ein optimales Management von Projekten – sowohl unternehmensintern als auch bei Kunden.

Weitere Informationen

Hat der Beitrag bei Ihnen Interesse geweckt? Möchten Sie mehr erfahren, wie Sie von unserem Projektcontrolling-Add-On ProGress profitieren können? Wir würden gerne mit Ihnen ins Gespräch kommen. Kontaktieren Sie uns dazu gerne hier unverbindlich.

Weitere Informationen finden Sie zudem auf unserer Webseite hier.