Transparente und aktuelle Daten machen Projekte rentabler!

Im vergangenen Jahr wurden schätzungsweise mehr als 40 Prozent des Bruttoinlandsprodukts durch Projektarbeit erzielt. Tendenz weiter steigend. Angesichts dieser Dimension ist die professionelle Durchführung und der Umsetzungserfolg von Projekten für Unternehmen wettbewerbskritisch. Vor allem die Projektrentabilität sollte daher im Fokus der Verantwortlichen stehen – und die Frage: Mit Hilfe welcher Stellhebel lassen sich die Gewinnmargen meiner Projekte nachhaltig erhöhen?

Agile Planung von komplexen Projekten

Die Erfahrung hat gezeigt, dass viele Projekte zu komplex sind, um in einen vollumfänglichen Plan gefasst werden zu können. Der Hauptgrund dafür ist, dass ein wesentlicher Teil der Anforderungen und der Lösungsansätze zu Beginn unklar ist oder zu wenig genau spezifiziert werden kann. Diese Unklarheit lässt sich beseitigen, indem in kurzen Zeitabständen Zwischenergebnisse geschaffen werden. Anhand dieser Zwischenergebnisse lassen sich die fehlenden Anforderungen und Lösungstechniken effizienter finden als durch eine vorgängige abstrakte Klärungsphase. Das Vorgehen dieser agilen Planung («SCRUM») ist empirisch, inkrementell und iterativ. Dabei wird die Planung iterativ und inkrementell weiterentwickelt und passt sich laufend der effektiven IST–Situation an.

Eine realistische Kostenplanung entwerfen

Wer kopflos ins Projektmanagement startet, der läuft blindlings ins Verderben. Denn ohne professionelle Planung ist keine stringente Umsetzung von komplexen Projekten möglich. Die Planung bezieht sich dabei einerseits auf die Definition von Phasen, Aktivitäten, Meilensteinen und Reviews. Andererseits sollte sie insbesondere auch auf den Kostenaspekt zielen. Dazu gehört eine realistische Aufwandsschätzung ebenso wie das Festlegen der anvisierten Gewinnmargen. Dabei gilt es, weder zu optimistisch noch zu pessimistisch zu prognostizieren, sondern im Idealfall umsetzbare Planzahlen mit wettbewerbsfähigen Profitaussichten zu kalkulieren.

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Echtzeitdaten als Grundlage der Kalkulation

Eine entsprechende Planung gelingt allerdings nur anhand valider Geschäftsdaten. An dieser Stelle macht es sich bezahlt, wenn die notwendigen Projektrückmeldedaten (z.B. Zeiten, Leistungen, Spesen, Kosten, Material, etc.) unternehmensweit digitalisiert erhoben und ohne Schnittstellen orts- und zeitunabhängig in das zentrale Projektmanagementsystem fliessen. Angebunden an das ERP-System lassen sich IST- und PLAN-Zahlen in Echtzeit mit den betrieblichen Leistungs- bzw. Produktionsfaktoren sowie den verfügbaren Ressourcen abstimmen.

Das Projektmanagement muss direkten Zugriff auf dieses wichtige Steuerungstool haben und die eigene Bedarfsplanung einfliessen lassen. Projekte laufen in aller Regel nicht so wie sie geplant worden sind. Aus diesem Grund muss die Projektplanung laufend an die effektive IST-Situation angepasst werden, damit die durch die Abweichungen entstandenen «Backlogs» dynamisch die Projektplanung aktualisieren. Nur so ist es möglich, Risiken frühzeitig zu erkennen und flexibel auf sich ändernde Rahmenbedingungen zu reagieren.

Zudem beugt ein einheitlicher und integrativer Zugriff redundanten – und damit zeitraubenden – Doppelarbeiten vor. Statt Zahlen mehrfach zu erheben und für jede Anfrage oder Simulation individuell zu bearbeiten, nutzen alle Anwender ein und dieselbe Datenbasis. So ist zudem sichergestellt, dass jeder Nutzer stets auf die aktuellste Version zugreift. Davon ausgehend lassen sich die Daten auf Knopfdruck kombinieren, auswerten und visuell aufbereiten. Eine Änderungshistorie dokumentiert zugleich, wer wann Zugriff hatte und gegebenenfalls Modifikationen durchgeführt hat.

Verlässliche Prognosen treffen

Ein ERP-System kann aber noch viel mehr als „nur“ Echtzeitdaten liefern. Ausgehend von Entwicklungen in der Vergangenheit sind – im Sinne von Predictive Analytics und «Pattern Recognition» – Vorhersagen für künftige Verläufe möglich. Idealerweise werden dafür eigene Geschäftszahlen mit Marktdaten und Preisindizes kombiniert. Künstliche Intelligenz, insbesondere in Form von Machine Learning, macht es möglich, Muster in grossen Datenmengen (Big Data) zu erkennen und daraus Prognosen für das eigene Unternehmen abzuleiten. Auf diese Weise können Projektmanager Abweichungen oder sich abzeichnende Fehlentwicklungen erkennen, bevor sie überhaupt eintreten – und ihnen frühzeitig und effektiv entgegenwirken. Das spart wertvolle Ressourcen und trägt nachhaltig zum Erfolg und zur Rentabilität des gesamten Projektauftrags bei. Gerade bei Dienstleister ist das Projektcontrolling und die Rentabilität ein entscheidender Faktor.

Die weltweiten Datenmengen steigen explosionsartig an. Die Aufgabe von Unternehmen und speziell von Projektmanagern besteht darin, diesen Datenschatz zu heben und gewinnbringend zu nutzen. Eine Kombination aus eigenen Geschäftszahlen und externen Marktdaten schafft die erforderliche Transparenz, um Projekte realistisch zu planen, aktuell zu führen, Optimierungspotenziale zu erkennen und im richtigen Moment zu skalieren. Damit tragen sie nachhaltig zum Projekterfolg bei und erhöhen die Gewinnmargen signifikant – ein Aspekt, der in hart umkämpften Märkten immer mehr zur wettbewerbskritischen Komponente wird.

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