Warum Sie die Migration auf S/4HANA wie ein Business Projekt behandeln sollten

Auch wenn viele Unternehmen in der Migration auf SAP S/4HANA vordergründig ein IT-Projekt sehen, greift dieser Ansatz zu kurz. Damit Sie Ihre Geschäftsziele erreichen, sollten Sie weitere Aspekte berücksichtigen. Dies ist auch die Voraussetzung für eine geschäftlich nachhaltige Investition.

Der Unterschied zwischen IT- und Business-Projekten

Bei einem IT-Projekt geht es in erster Linie um die Entwicklung, Einführung oder Anpassung einer Software. Die Auswahl, der Kauf und die Installation von Hardware – falls sie benötigt wird – gehört ebenfalls dazu. Technische Anforderungen stehen hier somit im Mittelpunkt. Dies bestimmt dann schlussendlich den Projektfokus und die Auswahlkriterien für die Software. Möglicherweise spielen dann Fragen wie der besonders günstige Preis oder die Einfachheit, mit der eine Software implementiert werden kann, eine grössere Rolle als ihnen zusteht.

Ein Business-Projekt wird dagegen vordergründig von geschäftlichen Anforderungen gesteuert. Neben aktuellen Business-Aspekten stehen hier langfristige Ziele des Unternehmens im Mittelpunkt. Beispiele dafür sind eine höhere Produktivität, mehr Kundenzufriedenheit oder Kostensenkungen. Diese und ähnliche Zielsetzungen bestimmen darüber, über welche Funktionen eine Software verfügen soll oder nicht.

Ist die Migration auf S/4HANA ein IT-Projekt?

Viele Unternehmen betrachten die Migration auf S/4HANA in erster Linie als ein Software-Upgrade, um die sich die IT kümmern sollte. Da S/4HANA jedoch ein ERP-System ist, unterstützt es zentrale Geschäftsprozesse in der Firma und ist eng mit dem Business-Bereich verwoben. Das ist anhand der einzelnen Module wie dem Personalwesen, der Produktion, dem Einkauf, dem Vertrieb oder dem Finanzwesen gut ersichtlich. Die Daten aus den einzelnen Modulen, die in einer gemeinsamen Datenbank gespeichert werden, können Sie sowohl im Tagesgeschäft als auch für strategisch wichtige Geschäftsentscheidungen nutzen. Somit ist ein ERP-System wie S/4HANA an der langfristigen Strategieausrichtung und am Erfolg Ihres Unternehmens massgeblich beteiligt. Es ist daher wichtig, die Einführung von S/4HANA nicht als reines IT-Vorhaben, sondern als ein Business Projekt zu behandeln.

Was passiert, wenn Sie die Migration auf S/4HANA als IT-Projekt behandeln?

Wenn Sie an die Migration auf S/4HANA wie an ein IT-Projekt herangehen, kann das Folgendes bedeuten:

• Die hauseigene IT-Abteilung kümmert sich nicht nur um technische, sondern auch um strategische Aspekte. Diese Aufgabe kann sie überfordern und das Ergebnis der Einführung wird dann entsprechend suboptimal ausfallen.
  
  
• Die Mitarbeitenden aus dem Business-Bereich werden nicht ausreichend involviert. Dies kann bei ihnen später zu Akzeptanzproblemen des neuen S/4HANA-Systems führen.
  
  
• Möglicherweise wählen Sie Ihren Migrationspartner nicht unter den Gesichtspunkten einer langfristigen Zusammenarbeit, weil Ihnen strategische Aspekte nicht so wichtig erscheinen.
  
  
• Sie orientieren sich bei der Definition Ihrer Anforderungen und beim Investitionsumfang zu stark an Ihrem alten ERP-System – beispielsweise an SAP ECC. Dadurch besteht die Gefahr, dass wichtige innovative Technologien und Funktionalitäten unberücksichtigt bleiben. Unter Umständen müssen Sie Ihre S/4HANA-Lösung später aufwändig anpassen, um effektiv einen ROI für das Projekt nachweisen zu können.

Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Migration auf S/4HANA vom Business gesteuert ist?

Um sicherzustellen, dass sich Ihr Auswahl- und Implementierungsprozess vordergründig an Ihren geschäftlichen Erfordernissen orientiert, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Setzen Sie sich rechtzeitig mit Ihren individuellen Anforderungen auseinander. Sie sollten dabei auch überlegen, welche Features und Technologien für Ihr Unternehmen in den nächsten Jahren relevant sein werden. Das kann beispielsweise KI, Business Analytics oder eine Datenverarbeitung in Echtzeit sein. Hier sollten Sie die heutigen Bedarfe und Wünsche der Fachabteilungen berücksichtigen, aber auch versuchen, die zukünftigen Anforderungen zu antizipieren.

• Es ist wichtig, dass das Top-Management im Unternehmen bereits in der ersten Phase des Einführungsprozesses involviert wird und voll hinter dem Vorhaben steht.
  
  
• Betrachten Sie den Umstieg auf S/4HANA als die optimale Gelegenheit, um alte und ineffiziente Prozesse durch neue und optimierte Prozesse zu ersetzen. Insbesondere unterstützt S/4HANA die End-to-End Prozessintegration durch die offene Architektur auch jenseits der SAP-Systemgrenzen perfekt.
  
  
• Weisen Sie der Kommunikation im Unternehmen eine zentrale Rolle zu. Versuchen Sie, ein bestmögliches Mass an Transparenz herzustellen und die Beteiligten vom Nutzen des ERP-Projektes zu überzeugen. Denn wenn die Mitarbeitenden das neue ERP-System nicht akzeptieren, haben Sie womöglich eine Fehlinvestition getätigt.
  
  
• Formulieren Sie eindeutige geschäftliche Ziele. Diese sollten Sie dabei unterstützen, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken oder den Kundenservice zu verbessern. Dadurch stellen Sie sicher, dass das S/4HANA-Projekt mit der langfristigen Strategie Ihrer Organisation vereinbar wird.
  
  
• Räumen Sie dem Change Management eine wichtige Rolle ein. Das sollte damit beginnen, dass Sie einen Plan aufsetzen und die Verantwortlichen bestimmen. Des Weiteren ist es wichtig, einen überzeugenden Business Case zu entwickeln, wesentliche Stakeholder rechtzeitig zu involvieren sowie neben den Vorteilen auch die Einwände offen zu diskutieren.
  
  
• Sie sollten den Erfolg kontinuierlich messen und überwachen. Auch nach der Einführung von S/4HANA sollten Sie regelmässig prüfen, ob Ihr ERP-System die aktuellen Anforderungen erfüllt. Eine enge Zusammenarbeit mit den Fachleuten aus dem Business-Bereich kann sich hierbei als hilfreich erweisen.

Fazit

Damit Ihr Migrationsvorhaben auf SAP S/4HANA zum Erfolg wird, ist es wichtig, dass Sie sich an Ihren langfristigen geschäftlichen Zielen orientieren. Das bedeutet, Sie sollten den Migrationsprozess weniger als ein IT-Projekt, sondern vielmehr als ein Business-Projekt behandeln. Konkreter heisst das: Berücksichtigen Sie bei der Erstellung der Anforderungen für die Migration auf S/4HANA sowohl den Bedarf der verschiedenen Abteilungen in Ihrer Firma als auch die zukünftige Entwicklung Ihrer Organisation. Damit legen Sie einen wichtigen Baustein auf dem Weg zum langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.

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