Wie Sie trotz vieler Kennzahlen nicht den Überblick verlieren

Viele Unternehmen halten ihre KPIs noch mit diversen Excel-Tabellen fest: Der jeweils Verantwortliche sammelt die Zahlen, die dann regelmässig unternehmensweit konsolidiert werden. Das ist aufwendig, unpraktisch und wenig aktuell. Dazu entstehen leicht Chaos und Fehler. Entscheidungen fallen kontraproduktiv, weil die Zahlen nicht gestimmt haben. Die Folge sind unzufriedene Kunden und teils auch herbe Verluste. Doch über moderne Systeme wie ein ERP aus der Cloud können Dienstleister Zahlen zentral erfassen und stellen sie in Dashboards übersichtlich dar. Wie können Sie mit einem ERP-System ihr Unternehmen besser steuern?

Die grösste Hürde ist meist im Kopf zu finden: Lohnt sich die Investition in ein ERP-System wirklich? Man muss Prozesse umstellen und hat laufende Kosten für die „Miete“ der Software, aber keine hohen Anfangskosten in Form von Lizenzen oder Hardware. Damit lohnt sich ein ERP aus der Cloud auf alle Fälle: Die Projektplanung wird akkurater, Termine werden besser eingehalten, Personal besser ausgelastet, Kunden werden zufriedener und die Wirtschaftlichkeit steigt. Dazu kommt die Effizienz: Beim Zusammentragen und Auswerten der Zahlen spart man sich sehr viel Zeit. Wer diese Hürde überwindet und ERP sauber einführt, der gewinnt klare Wettbewerbsvorteile.

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Zahlen tagesaktuell erfassen und Projekte besser steuern

Warum verliert man den Überblick? Eine Anwaltskanzlei hat beispielsweise diverse Abteilungen und Unterabteilungen. Man erhält Rückmeldungen der Klienten per E-Mail, erfasst geleistete Stunden in einem zentralen Tool, aber die vereinbarten Stunden stehen in einem PDF, dem Angebot. Nun spinnt man das weiter: Es gibt weitere KPIs (zentrale Erfolgskennzahlen), viele Kunden und noch mehr Projekte. Der Abteilungsleiter muss nun viele Kunden im Blick haben, der Geschäftsführer aber alle. Wenn etwas aus der Bahn läuft, mehrere Kunden lange Zahlungsfristen haben, aber viele Ressourcen benötigen, kann das die Liquidität in Gefahr bringen. Oder Deadlines werden einfach übersehen, weil man zu selten in das Gantt-Diagramm schaut, das wieder in einer anderen Anwendung läuft.

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Dank cloudbasierter ERP-Software ist es heute sehr einfach, Zahlen in einem zentralen System zu erfassen – im eigenen Büro, aber auch im Zug oder beim Kunden im Ausland. Die Anwender rufen die Software einfach über einen Browser auf und benötigen nur eine Internetverbindung. Die aktuell erfassten Zahlen kann ein Geschäftsführer abrufen: Ein Dashboard zeigt ihm, was er für die Planung gerade braucht – bereits geleistete Stunden der Woche pro Kunde und pro Projekt werden als Diagramm angezeigt. Gezahlte Rechnungen und noch zu leistende Aufgaben stehen vergleichbar gegenüber. Er kann kombinieren, auswerten und auf Basis der Daten planen. In einem Dashboard kann er sich alle KPIs anzeigen lassen – im Soll-und-Ist-Vergleich beispielsweise. Das ganze Unternehmen und einzelne Projekte lassen sich damit besser steuern.

Individuelle Übersichten

Erst wenn Dienstleister Zeiten, Umsätze, Angebote, Aufträge und Projektstände zentral in einem integrierten System sammeln, lassen sich Kundenprojekte über den gesamten Lebenszyklus hinweg optimal steuern. Aktuell gewinnt man den Überblick über wichtige Daten von der Kundengewinnung über die Projektdurchführung und -fakturierung bis hin zum Zahlungseingang. Projektmanager planen mit den Daten die Kosten eines Projekts und können schon vor Projektannahme Aussagen über dessen Rentabilität treffen, Ressourcen zuweisen und den Projektverlauf überwachen. Von diesen Angaben lassen sich KPIs ableiten, die Abweichungen von Sollgrössen schnell sichtbar machen und den Mitarbeitern als Orientierung dienen.

Je nach Rolle im Unternehmen kann sich jeder berechtigte Mitarbeiter eigene Übersichten „bauen“ – ein sogenanntes Dashboard. Auf dem Smartphone, Laptop oder Tablet ist man dann direkt beim Kunden vor Ort auskunftsfähig und muss ihn nicht lange auf eine Antwort warten lassen: Wie sieht der Projektfortschritt aus und sind die Kosten wie geplant im Rahmen?

Fazit

Einzellösungen zur Erfassung von Daten und Messung von KPIs sind für Dienstleistungsunternehmen wenig zukunftsweisend. Daten müssen heute aktuell an einem zentralen Ort festgehalten werden und für alle Verantwortlichen einsehbar und auswertbar sein. Das ermöglichen ERP-Lösungen aus der Cloud. Mit ihnen kann man schnell auf Veränderungen reagieren und zukünftige Entscheidungen präziser treffen.

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