ERP-Projekte: Warum die langfristigen Kosten über den Investitionserfolg entscheiden

Bei Investitionsentscheidungen über ERP-Projekte fokussieren sich viele Unternehmen auf die reinen Anschaffungskosten. Eine Kostenrechnung, die dies unter den Entscheidungskriterien favorisiert, kann im Endeffekt teuer werden. Denn gerade bei komplexen, umfangreichen Vorhaben, zu denen ERP-Projekte gehören, gilt schnell der Grundsatz, wer billig kauft, kauft zweimal.

Die Kostenrechnung von Unternehmen im Vorfeld einer Investition in ein SaaS-ERP-System beschränkt sich häufig auf die Berechnung der Kosten pro Monat bzw. der Kosten pro User. Bei On-Premise-ERP-Lösungen werden oft neben den Kosten für die Lizenzen noch die Hardwarekosten und die unmittelbaren Betriebskosten miteinbezogen.

Diese Art der Kostenrechnung hat einen Vorteil: Sie scheint plausibel und greifbar zu sein. Und die Entscheidungsträger im Unternehmen lassen sich dadurch oft leichter überzeugen. Doch kann diese Vorgehensweise langfristig zulasten der Verfügbarkeit und Flexibilität des ERP-Systems gehen. Und nicht selten wird dann am Ende doch mehr bezahlt als ursprünglich geplant wurde.

Der Kostenvergleich sollte sich daher nicht auf ERP-Lösungen mit den günstigsten Anschaffungs- und Einstiegskosten beschränken. Vielmehr sollten die langfristigen Kosten bei der Festlegung der Entscheidungskriterien im Mittelpunkt stehen.

Das ERP-System steuert die Wertschöpfung im Unternehmen

ERP-Systeme in Unternehmen spielen in der heutigen Zeit eine herausragende Rolle. Sie führen Daten aus Kernprozessen zusammen und sorgen so für Übersicht und eine schnelle Orientierung. Da jedoch die Innovationsgeschwindigkeit steigt, die Produktzyklen immer kürzer und die Unternehmensprozesse immer komplexer werden, kommen auf ERP-Systeme immer mehr neue Herausforderungen zu.

Unter anderem müssen moderne ERP-Lösungen in der Lage sein, mit einer grossen Datenmenge umzugehen, und zeitnah Einsichten daraus zu generieren. Nur so können sie die Mitarbeiter und Entscheidungsträger im Unternehmen, die sich heute durch zunehmend grössere Datenmengen arbeiten müssen, optimal bei ihren Aufgaben unterstützen.

Da das ERP-System heute bei der Steuerung der Wertschöpfungsprozesse im Unternehmen eine zentrale Rolle spielt, ist es wichtig, dessen Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit sicherzustellen. Und dies in die Entscheidungskriterien einfliessen zu lassen. Neben der Wahl eines hochwertigen ERP-Systems ist hierbei auch eine umfangreiche Unterstützung durch den ERP-Hersteller und seine Partner wichtig. Beispielsweise eine Beratung bei der Gestaltung einer Backup-Strategie. Wichtig ist auch ein möglichst durchgängig erreichbarer Support. Dadurch wird das Risiko für kostspielige Produktionsverzögerungen und Betriebsunterbrechungen minimiert.

ERP-Systeme sind kompliziert und deren Wechsel aufwendig

Ein weiterer Punkt, der bei einer Investitionsentscheidung beachtet werden sollte: ERP-Lösungen sind aufgrund der an sie gestellten Anforderungen kompliziert aufgebaut. Demzufolge gestaltet sich der Einführungsprozess aufwendig. Die Auswahl und Implementierung einer ERP-Software erstreckt sich schliesslich auf mehrere anspruchsvolle Fachbereiche im Unternehmen. Dies schafft viele Abhängigkeiten.

Ein Grossteil dieser Komplexität entsteht durch eine Individualisierung und Anpassung der Software an die Bedürfnisse und Gegebenheiten des Unternehmens. Man sollte damit rechnen, dass ein neu eingeführtes ERP-System nicht nur am Anfang, sondern auch während der Betriebszeit immer wieder verändert und an die internen unternehmens- oder kundenspezifische Anforderungen angepasst werden muss.

Ein weiterer Punkt, der von Bedeutung ist: Andere Unternehmen, mit denen geschäftliche Beziehungen bestehen, versuchen ebenfalls mit den Marktanforderungen und dem Wandel Schritt zu halten. Sie modifizieren und erneuern daher ihre IT- und Softwarelösungen und passen ihre Prozesse kontinuierlich an. Das hat Auswirkungen auf das eigene Unternehmen und schraubt die Anforderungen an die ERP-Software ständig höher.

Eine ERP-Lösung, die mit der Unternehmensentwicklung mithalten kann

Diese Faktoren sollten bei der Entwicklung und Festlegung der Entscheidungskriterien für die Auswahl einer ERP-Lösung berücksichtigt werden. Denn hat man sich erst einmal für ein bestimmtes ERP-System entschieden, wird man dadurch auf Jahre hinaus gebunden. Es empfiehlt sich daher von vornherein eine ERP-Software zu wählen, die ausreichend viele Gestaltungsmöglichkeiten bietet. Unter Umständen kann es sich sogar lohnen, in moderate Überkapazitäten zu investieren. Dadurch sinkt die Gefahr erheblich, dass eine später erforderliche Anpassung mit unverhältnismässig hohen Aufwand und Kosten verbunden ist.

Vorzugsweise sollten daher diejenigen ERP-Systeme in die engere Auswahl gezogen werden, die über entsprechend hohe Leistungskapazitäten und grössere Gestaltungsspielräume verfügen. Ein Beispiel für ein ERP-System, das auch mit einem grösseren nachhaltigen Unternehmenswachstum Schritt halten kann, ist SAP S/4HANA.

Betriebskosten über den Lebenszyklus liefern das volle Bild

Fernerhin sollte berücksichtigt werden: Über den gesamten Lebenszyklus der ERP-Software kann eine Reihe von Kosten anfallen, die bei einer oberflächlichen Betrachtung unentdeckt bleiben. Der Ansatz hinter einer Kostenrechnung, die die Kosten möglichst vollständig zu berücksichtigen versucht, wird auch als Total Cost of Ownership (TCO) bezeichnet.

Wichtig: das TCO von On-Premise und Cloud-ERP-Systemen

Bei On-Premise ERP-Lösungen kommen beispielsweise neben dem Erwerb von Lizenzen und dem Kauf von Hardware die Kosten für Patches und Upgrades und die anschliessend erforderlichen Testarbeiten hinzu. Diese und andere Kosten können im Laufe der Zeit einen erheblichen Anteil an den Gesamtkosten erreichen.

Wird das ERP-System in einer Private Cloud gehostet, werden die Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten für die Hardware vom Cloud-Anbieter übernommen und meistens durch eine pauschale Betriebsgebühr abgedeckt. Es sind jedoch, ähnlich wie beim Betrieb innerhalb der Unternehmensgrenzen, Kenntnisse über das technische Management der Infrastruktur und den Betrieb der ERP-Lösung erforderlich. Unter Umständen müssen dafür entsprechende Mitarbeiter ausgebildet oder eingestellt werden und dauerhaft verfügbar sein.

Bei SaaS-ERP-Lösungen können weitere Kosten anfallen, die bei einer üblichen Gebührenkalkulation für den Standardbetrieb nicht berücksichtigt werden. Beispielsweise kann es im Laufe der Nutzungszeit erforderlich werden, den Zugriff auf die Funktionalität der ERP-Software über die normalen Arbeitszeiten hinaus zu gewährleisten. Etwa dann, wenn Mitarbeiter oder Partner aus dem Ausland, die in anderen Zeitzonen arbeiten, dies benötigen. Andere kostentreibende Faktoren können die im Laufe der Betriebszeit ausserplanmässig steigende Bedarfe an das Datenvolumen und die Speicherressourcen sein.

>> In einem früheren Beitrag haben wir die verschiedenen Betriebsmodelle für SAP S/4HANA verglichen. Hier mehr dazu lesen. <<

Lange Supportzeiten senken die Betriebskosten

Ein anderer Punkt, der oft bei der Entscheidung übersehen wird: Die vom ERP-Hersteller gewährleistete Dauer des Supports, bestimmt wie lange ein ERP-System ohne Einschränkungen betrieben werden kann. Dies kann die Höhe der langfristigen Betriebskosten deutlich beeinflussen. Somit kann eine ERP-Lösung, deren Erwerb und Einführung mit überdurchschnittlich hohen Kosten verbunden ist, am Ende kostengünstiger sein als eine anfangs preiswert erscheinende ERP-Software. Dieser Umstand sollte daher Eingang in die Entscheidungskriterien bei der Auswahl eines ERP-Systems finden. Das Supportende für S/4HANA zum Beispiel ist schon jetzt relativ grosszügig auf Ende 2040 angesetzt worden.

ERP-Lösungen: Vorteile bekannter führender ERP-Hersteller

Ein weiterer Grund: Wenn es sich um ein populäres ERP-System mit einem grösseren Marktanteil handelt, sind im Markt in der Regel viele Partner und andere Anbieter etabliert, die spezifische Lösungen anbieten.

Auf der anderen Seite: Fehlen entsprechende Lösungsanbieter im Markt müssen die Kosten und die Risiken einer Individualprogrammierung getragen oder es muss auf Fremdlösungen ausgewichen werden. Diese können oft nicht so nahtlos integriert werden wie die Add-ons bzw. Erweiterungen, die vom ERP-Hersteller oder von seinen Partnern bereitgestellt werden. In der Folge wird das TCO belastet.

Dazu kommt, dass manche dieser ERP-Hersteller aufgrund ihrer Grösse in der Lage sind, ihren Kunden Angebote mit einem attraktiven TCO zu machen. Als Beispiel kann hier RISE with SAP angeführt werden: ein umfangreiches Konzept und Angebot für die digitale Transformation in Verbindung mit einem Wechsel auf S/4HANA. In diesem Fall wird S/4HANA bei einem Hyperscaler gehostet, SAP ist jedoch Ansprechpartner für Vertragsangelegenheiten und andere Formalitäten.

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Ein wichtiges Entscheidungskriterium: Strategische Skalierbarkeit der ERP-Lösung

Ein weiterer Punkt, der bei der Kostenrechnung oft unberücksichtigt bleibt, ist die Skalierbarkeit der ERP-Lösung. Darunter ist die Fähigkeit der ERP-Software zu verstehen, sich schnell und geschmeidig an einen Bedarf nach mehr Ressourcen anzupassen, und umgekehrt. Die Skalierbarkeit einer ERP-Lösung lässt sich in eine direkte und indirekte Skalierbarkeit einteilen. Die direkte Skalierbarkeit drückt die Möglichkeit eines ERP-Systems aus, kurzfristig auf mehr Ressourcen wie Speicherplatz oder Rechenleistung zuzugreifen.

Bedeutung der indirekten Skalierbarkeit

Bei einer indirekten Skalierbarkeit steht nicht das ERP-System selber, sondern die zeitnahe Verfügbarkeit von unterstützenden Leistungen und Lösungen innerhalb des Software-Ökosystems im Fokus. Um ihre volle Effizienz und Effektivität zu entfalten, sind moderne ERP-Systeme auf eine Vielzahl von Add-ons sowie angrenzenden Lösungen und Systeme angewiesen. Andernfalls würde der Betrieb der ERP-Software weitgehend im Silo erfolgen und stark eingeschränkt sein.

Mit anderen Worten bedeutet eine indirekte Skalierbarkeit, dass das ERP-System bei neuen oder veränderten Anforderungen zeitnah durch entsprechende Add-ons erweitert oder mit Fremdlösungen integriert werden kann. Nur so kann die ERP-Lösung heute den Markt- und Unternehmensanforderungen langfristig gerecht werden. Beispielsweise kann es erforderlich werden, neue Tochtergesellschaften oder Geschäftspartner kurzfristig anzubinden. Oder ein Onboarding neuer Mitarbeiter durchzuführen. Hierbei wird es wichtig, schnell und flexibel zu reagieren. Oft gelingt dies nur dann, wenn das Unternehmen auf eine Vielzahl von bereits fertigen und kompatiblen Lösungen zugreifen kann.

Andernfalls müssen die erforderlichen Software-Ressourcen und Umweglösungen oft aufwendig selbständig entwickelt oder von Fremdanbietern mit potenziell schlechter Kompatibilität bezogen werden. So kann eine anfänglich als günstig erscheinende ERP-Lösung schnell erheblich teurer werden.

Vorteile von ERP-Herstellern mit einem Lösungs- und Partner-Ökosystem

Es lohnt sich daher, ERP-Lösungen von Herstellern in die engere Auswahl zu ziehen, die über eine Vielzahl von Partnern und ein Ökosystem, dass sowohl plattformbasierte Entwicklungsumgebungen bereitstellt als auch eine Vielzahl fertiger Speziallösungen bereithält.

Zum Beispiel stellt SAP seinen Kunden mehrere Plattformen zur Verfügung: Von Infrastructure as a Service (IaaS) über Platform as a Service (PaaS) bis zu Software as a Service (SaaS). Dies ermöglicht es Kunden sowohl Eigenentwicklungen schneller zu realisieren, als auch auf spezifische fertige SaaS-Lösungen zuzugreifen. Einschliesslich moderner Technologien wie KI, IoT, Blockchain. Weiterhin sorgt eine Vielzahl von SAP-Partnern dafür, dass neue Lösungen und Innovationen markt- und bedarfsgerecht entwickelt und bereitgestellt werden.

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Ausgezeichnet mit dem höchsten Partner Status von SAP (Platinum) sind wir von All for One Switzerland AG genau der richtige Partner für Sie, wenn es darum geht, komplexe Vorhaben erfolgreich umzusetzen. Seit mehr als 25 Jahren fokussieren wir uns insbesondere auf die Bedürfnisse und Anforderungen von KMU-Unternehmen. In dieser Zeit haben wir zusammen mit unseren Kunden ein Template für projektorientierte Prozessabwicklungen entwickelt, – insbesondere mit Fokus auf die Zeit-, Leistungs- und Spesenerfassung sowie die Weiterverrechnung dieser Erfassungen. Diese vorkonfigurierte Lösung deckt in aller Regel ca. 80 % der benötigten Dienstleistungsprozesse bereits voreingestellt ab.

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