Zeiterfassung mit SAP leicht gemacht

Gerade für projektorientierte Dienstleistungsunternehmen ist die tägliche Rückmeldung von Arbeitszeiten, Arbeitsleistungen auf Aufträge/Projekte sowie Spesen und Reisekosten die Grundlage für Controlling, Fakturierung und Unternehmenssteuerung. Tragen Sie dazu bei, dass für Ihre Mitarbeitenden die tägliche Datenerfassung - die für diese oft nur ein notwendiges Übel darstellt - schnell, einfach, auf Wunsch mobil und vor allem intuitiv erfolgen kann. Die Lösung ProTime wurde genau auf diese Anforderungen ausgerichtet. Am 24.11.2021 zeigten wir in einer Websession zu ProTime UI5 die Möglichkeiten der Erfassung & Genehmigung im neuen Design. Hier geht's zur Aufzeichnung.

Trotz fortschreitender Digitalisierung und Automation in allen Bereichen der Wirtschaft erbringen viele Unternehmen ihre Leistungen nach wie vor weitestgehend durch menschliche Arbeitskraft, ob als Festangestellte oder als Freelancer. Daher machen die Personalkosten den grössten Teil der laufenden Kosten aus. Je produktiver und besser ausgelastet Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingesetzt werden können, desto höher der Gewinn. Daher leuchtet es ein, dass Dienstleister über möglichst effiziente Instrumente zur Datenerfassung und Auswertung verfügen sollten.

Lesen Sie dazu auch unseren Blogbeitrag: 5 Gründe für eine umfassende Zeiterfassung

Erfassung & Genehmigung von Zeiten, Leistungen und Spesen auf Basis SAP

Der wenig bis gar nicht digital integrierte Workflow vieler Unternehmen besteht aus einem Mix händischer Datenerfassung in die unterschiedlichen Formate und Programme. Dazu zählt allen voran die Tabellenkalkulation Microsoft Excel. Diese hat als Allroundwerkzeug auch heute noch in Einzelfällen ihre Berechtigung, ist aber als Teil eines regelmässigen Workflows nicht mehr zeitgemäss. Zwar liegen hier die erfassten Daten bereits in einer digitalen Form vor, aber auf dem Weg zur Auswertung, Auszahlung im Fall von Spesen und Reisekosten oder Weiterfakturierung an Endkunden müssen sie händisch in ein Folgesystem umkopiert, abgetippt oder im besten Falle importiert werden. Auch wird das, was Mitarbeitende dort als Arbeitszeit und Leistung erfassen, in aller Regel nicht durch Plausibilitätsprüfungen abgesichert.

Der klassischen Arbeitsweise steht darüber hinaus der integrierte, durchgehend digitale Genehmigungsworkflow auf Basis eines ERP-Systems gegenüber. Mehrere Genehmigungsstufen lassen sich einfach durch einen sequenziellen, systemgestützten Freigabeprozess abbilden, so dass Ausdrucke und händische Unterschriften vermieden und Durchlaufzeiten massiv reduziert werden können. Der Ausgestaltung des Genehmigungsprozess sind dabei fast keine Grenzen gesetzt. Ein intelligentes ERP ist heute in der Lage, einmal erfasste und genehmigte Arbeitszeit- und Leistungsdaten weitgehend automatisiert zusammenzuführen, zu fakturieren und kontinuierlich zu aktuellen Kennzahlen zu aggregieren.

Erleben Sie ProTime  - Schauen Sie sich dazu unsere Demo-Aufzeichnung hier kostenlos an.

All-in-one mit der Lösung ProTime

Für einen Grossteil der Mitarbeitenden in einem Unternehmen ist ihre tägliche Leistungs-, Zeit- und Spesenerfassung der primäre Kontakt mit dem ERP-System. Die breite Akzeptanz eines ERP-Systems ist die Grundlage einer erfolgreichen Einführung. Ebenso nimmt der Wunsch nach mobilen Erfassungsszenarien via Smartphone stetig zu – keine Mitarbeitenden möchten heutzutage wochenlang Spesenpapierbeleg sammeln, um diese am Monatsende über die Hauspost an die Buchhaltung weiterzuleiten.

Die Lösung ProTime wurde exakt auf diese Anforderungen ausgerichtet und bietet intuitive und selbsterklärende Oberflächen, mit denen Sie Ihre Mitarbeitenden begeistern. Die Erfassungsprozesse zeichnen sich dabei durch Einfachheit, Effizienz und Schnelligkeit aus, die durch punktgenaue Eingabeprüfungen unterstützt werden. Alle Daten werden nur einmal erfasst, können durch diverse Genehmigungsszenarien geprüft werden und stehen für sämtliche benötigten Folgefunktionen konsistent zur Verfügung. Selbstverständlich werden auch SECO Richtlinien abgebildet. Mittlerweile nutzen über 40‘000 User erfolgreich unsere Lösung in der Schweiz.

Profitieren auch Sie, indem Sie sich Wettbewerbsvorteile sichern und Ihren Umsatz steigern. Ihre Prozesse lassen sich damit erheblich beschleunigen und Verwaltungskosten können gespart werden. Eine zügige Fakturierung und ein straffes Forderungsmanagement vermeiden Fakturierungsrückstände und Aussenstände, die für Ihr Unternehmen schnell zur Liquiditätsfalle werden könnten.

Einblicke in die Lösung

Abb.1 - ProTime UI5 – Zeit-, Leistungs- und Spesenerfassung

Abb.2 - ProTime UI5 – Belegarchiv

Abb.3 - ProTime UI5 – Mitarbeiterübersicht

Abb.4 - ProTime UI5 – zentraler Einstieg für additiv berechtigte Personen

Abb.5 - ProTime UI5 – Genehmigung durch Vorgesetzten (eine von 5 möglichen Genehmigungsrollen)

Abb.6 - ProTime UI5 – mobile Erfassungsszenarien

Die ProTime Fiori Apps ermöglichen den Mitarbeitenden und Genehmigern vollintegriert die Erfassung von Zeiten, Leistungen und Spesen, diverse Genehmigungsszenarien, den Abruf von Reports und Zusatzinformationen wie Zeitsalden und Restferien oder auch das Setzen der globalen Mitarbeiter Monatssperre.

ProTime ist eine seitens SAP qualifizierte Partner Packaged Solution, welche in einem geschützten eigenen Namensraum verfügbar ist. ProTime basiert auf SAP CATS, wodurch auch die gesamte Integration in die Folgeprozesse, analog zum SAP-Standard, sichergestellt ist.

ProTime ist aufgrund der Erfahrung und Anforderungen an Erfassung- und Genehmigungsprozesse aus unterschiedlichsten Kundenprojekten seinerzeit entwickelt worden und orientiert sich auch seit jeher an den stetig steigenden und mutierenden Bedarfen der Dienstleistungsbranche. Gerade aus diesem Grund ist es auch ein Anliegen, stets die modernsten und neuesten Technologien, die SAP zur Verfügung stellt, in ProTime zu integrieren.

ProTime UI5 Fiori Apps

Aus diesem Grund basieren die neues ProTime Erfassung- und Genehmigungsoberflächen auf der neuen SAP UI5 Technologie, die hinsichtlich mobiler Nutzung und intuitiven Erfassungsszenarien neue Massstäbe setzt. Der Schulungsaufwand zur Nutzung der Oberflächen für Ihre Mitarbeitenden reduziert sich damit auf ein Minimum.

>> Webinar-Rückblick, 24.11.2021: ProTime UI5 - Erfassung & Genehmigung im neuen Design <<

Aufzeichnung
Präsentation

Systemvoraussetzungen

Die Systemvoraussetzungen für die aktuellste ProTime Version entnehmen Sie bitte unserem Wartungsplan 2021.

Weitere Informationen

Erfahren Sie in unserem Produktblatt sämtliche Informationen zur Lösung kurz und kompakt zusammengefasst. Weitere Informationen erhalten Sie zudem hier.

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