Nicht zuletzt wegen dem neuen EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019, welches die Arbeitgeber in der EU dazu verpflichtet, systematisch die Arbeitszeit zu erfassen, ist die Zeiterfassung aktuell stark diskutiert. Die Schweiz kennt bereits eine solche Pflicht der Zeiterfassung. Insbesondere bei Dienstleistungsunternehmen hat die Arbeitszeiterfassung einen grossen Stellenwert. Denn Dienstleister verrichten Arbeit, die in Zeit gemessen wird. Die Zeiterfassung ist daher das Herzstück des Wertschöpfungsprozesses.
Dienstleister haben ihre Abläufe rund um die Fakturierung aber so wenig automatisiert wie kaum eine andere Branche. Dadurch verschenken sie wertvollen Cashflow und haben gleichzeitig hohe Prozesskosten bei der Fakturierung. Oft ist es noch so, dass die Mitarbeiter ihre Zeiten, Leistungen und Spesen auf einem Blatt Papier erfassen, das sie wöchentlich bei der Buchhaltung abgeben. Besonders im Aussendienst kommt das immer noch häufiger vor, als man in Zeiten der digitalen Transformation denkt.
Erfahren Sie hier fünf wichtige Gründe die aufzeigen, dass eine umfassende Zeiterfassung essentiell ist.
Gesetzliche Bestimmungen
In der Schweiz verpflichtet das Arbeitsgesetz den Arbeitgeber, eine Dokumentation über die geleistete Arbeitszeit der Mitarbeitenden zu führen. Das Arbeitsgesetz verfolgt dabei als wesentliches Ziel den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer. Namentlich müssen Dauer und Beginn und Ende der geleisteten täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit (inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit) sowie der Pausen von einer halben Stunde und mehr ersichtlich sein (Art. 73 ArGV 1).
Ressourcenplanung
Was «Ladenhüter» für den Handel sind, sind nicht ausgelastete Mitarbeiter für den Dienstleister. Somit gehört eine optimale Auslastung der Mitarbeiter zu den wichtigsten und zugleich auch schwierigsten Aufgaben des Managements in Dienstleistungsunternehmen. Es ist von grösster Wichtigkeit, dass Sie frühzeitig erkennen, wenn der sich abzeichnende Bedarf nicht durch die vorhandenen Ressourcen abgedeckt werden kann. Eine vollumfassende Zeiterfassung ist Basis für eine verlässliche Ressourcenplanung.
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Verminderung von administrativen Aufwand
Wir sprechen heute immer wieder von Prozessoptimierung und Digitalisierung. Doch bei sehr vielen Unternehmen, insbesondere in der Dienstleistungsbranche, welche wir auch gerne als «letzte Bastion der Handarbeit bezeichnen», laufen immer noch sehr viele Prozesse, wie auch die Zeit-/Leistungserfassung, unstrukturiert und mit hohem manuellen Aufwand ab.
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Projektcontrolling und Rentabilität
Bei einer Zeit-/ und Leistungserfassung in Echtzeit, müssen Sie sich nicht mehr auf Ihr Bauchgefühl verlassen, sondern sehen auf einen Blick, welche Arbeiten bereits geleistet wurden und können so z.B. auch verlässliche Grenzwertkontrollen durchführen (Kostendachüberwachung, Umsatz- und Mengendachüberwachungen).
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Belastbare & schnelle Fakturierung
Jeder kennt das Problem, man hatte einen langen und stressigen Arbeitstag, müsste am Abend eigentlich noch die geleistete Arbeit erfassen und verschiebt die Erfassung auf den nächsten Tag. Um dem Kunden die erbrachten Leistungen sauber und belastbar aufzeigen zu können, sollte die Leistungserfassung aber zeitnah erfolgen - im Optimalfall am Ende des Arbeitstages. Nur dann deckt sich die Erfassung mit der effektiven Leistung und führt zu einem seriösen Arbeitsrapport gegenüber dem Kunden. Mit dem Einsatz eines einfachen und komfortablen Erfassungsprozess, kann die Zeit von der Leistungserbringung bis zur Bezahlung des Kunden erheblich gesenkt werden.
In Die Lösung ProTime - Zeiterfassung mit SAP
Die Erfassung von erbrachten Leistungen und sämtliche damit in Verbindung stehenden Folge-prozesse sind für die Mitarbeitenden ein notwendiges Übel, aus der Sicht des Unternehmens jedoch die Grundlage für die betriebswirtschaftliche Abwicklung Ihres Geschäftsmodells. Aus diesem Grund müssen diese Abläufe für die Mitarbeiter hinsichtlich Einfachheit, Schnelligkeit und Fehlerresistenz konsequent perfektioniert sein – nur dann ist die Konzentration auf das Wesentliche sichergestellt.
ProTime wurde exakt auf diese Anforderungen ausgerichtet und bietet intuitive und selbsterklärende Oberflächen, die neben dem SAP GUI auch als WebClient und Fiori Applikation zur Verfügung stehen. Die Erfassungsprozesse zeichnen sich dabei durch Einfachheit, Effizienz und Schnelligkeit aus, die durch punktgenaue Eingabeprüfungen unterstützt werden. Alle Daten werden nur einmal erfasst und stehen für sämtliche benötigten Folgefunktionen konsistent zur Verfügung.
Die ProTime Fiori App ermöglicht dem Mitarbeiter vollintegriert die Erfassung von Zeiten, Leistungen und Spesen, den Abruf von Reports und Zusatzinformationen wie Zeitsalden und Restferien oder auch das Setzen der globalen Monatssperre.
Ihr Nutzen mit ProTime
- Minimierung des administrativen Aufwands der Dienstleistungsprozesse bei maximaler Transparenz ohne Informationsverlust
- Zeitnahe Erfassungsdaten durch hohe User-akzeptanz führen zu tagesaktuellen Controlling- und Fakturadaten
- Der integrierte Wertefluss unterstützt Sie bei der Umsatzsteigerung
- Optimierung «time to value»
- Dezentralisierung des Reportings
- In der Leistungskette von der Rückmeldung des Mitarbeiters bis hin zu Unternehmenskennzahlen liegt in den administrativen Tätigkeiten je nach Organisation eines Dienstleistungsunternehmens ein Rationalisierungspotenzial von mehr als 30 %
Erfahren Sie in unserem Produktblatt sämtliche Informationen zur Lösung kurz und kompakt zusammengefasst.
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von Michael Schibli
Dienstag, 2.7.2019
